RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 40/2012

(Publicada em 21/8/2012 no DOERJ, Parte III, Seção II)

Altera, acrescenta e revoga dispositivos da Resolução nº 19/2011, de 19 de maio de 2011, que dispõe sobre as normas relativas ao Programa de Gestão Documental no âmbito da Justiça do Trabalho da Primeira Região e dá outras providências.

O CORREGEDOR REGIONAL NO EXERCÍCIO REGIMENTAL DA PRESIDÊNCIA DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 1ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, tendo em vista o decidido, por unanimidade, pelo Órgão Especial, reunido em Sessão Ordinária, no dia, no dia 16 de agosto de 2012,

CONSIDERANDO o previsto no artigo 3º da Lei nº 7.627/1987, que dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho e dá outras providências.

CONSIDERANDO o previsto no item XXI da Recomendação nº 37/2011 do CNJ.

CONSIDERANDO o disposto na Resolução Administrativa nº 27/2011, que altera a estrutura organizacional do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região e dá outras providências, bem como o disposto na Resolução Administrativa nº 07/2012, que altera o quadro de cargos em comissão e funções comissionadas e as nomenclaturas das unidades administrativas do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

CONSIDERANDO a necessidade de adequação da Resolução Administrativa nº 19/2011 ao estabelecido na Resolução Administrativa nº 14/2012, que dispõe sobre a expedição de Certidão de Crédito Trabalhista (CCT) pelas Varas do Trabalho e dá outras providências.

CONSIDERANDO o previsto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário do CNJ.

RESOLVE:

Art. 1º Os incisos IV, V e VIII do artigo 3º da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 3º ......................................................................................................................

IV- analisar as propostas encaminhadas, após manifestação pela Seção de Gestão de Memorial (SECMEI), com vistas a selecionar os autos de processos e demais documentos que, pela sua peculiaridade, devem ser preservados definitivamente para a composição da memória institucional;

V- manifestar-se sobre os PADs propostos pela SGC no que se refere à gestão documental, após terem sido submetidos à Diretoria Geral (DG);

VIII - estabelecer prazos superiores aos mínimos previstos na TTDU, bem como proceder à alteração da destinação final estabelecida como "eliminação" para "guarda permanente";

..........................................................................................................................”(NR)

Art. 2º O inciso IV do artigo 5º da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 5º ......................................................................................................................

IV- elaborar e atualizar os PADs para manifestação pela DG antes de serem submetidos à COPAD;

..........................................................................................................................”(NR)

Art. 3º O parágrafo único do artigo 8º da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 8º ......................................................................................................................

Parágrafo único. As alterações poderão ser propostas pelas unidades do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região à Divisão de Gestão de Documentos (DIGED), que as submeterá à COPAD.” (NR)

Art. 4º O caput e o §1º do artigo 19 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 19. O volume de autos de processos selecionados para fins de amostra deve representar, no mínimo, 1% (um por cento) do total de autos de processos arquivados.

§ 1º Enquanto não for automatizada, a seleção de amostra será realizada nas seções de arquivo, de forma aleatória e proporcional ao quantitativo arquivado no período.

..........................................................................................................................”(NR)

Art. 5º O caput do artigo 22 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 22. A indicação de autos de processos e demais documentos para a guarda permanente poderá ser feita por Desembargadores, Juízes, unidades Judiciárias e Administrativas do Tribunal, advogados, membros do Ministério Público e sindicatos de classe, observando os procedimentos estabelecidos em PAD.

..........................................................................................................................”(NR)

Art. 6º Altera o caput e acrescenta os incisos I, II e III ao artigo 23 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passando a vigorar com a seguinte redação:

“Art.23. Os autos de processos destinados à guarda permanente serão identificados através de:

I - carimbo contendo a inscrição "AMOSTRA", consoante os termos do artigo 19 desta resolução;

II - etiquetas no caso de autos de processos indicados para compor a "Memória Institucional", consoante o estabelecido no respectivo PAD;

III - fita adesiva, na cor verde, no caso de autos de processos estabelecidos pela TTDU como guarda permanente, consoante o estabelecido no respectivo PAD.” (NR)

Art. 7º Fica revogado o parágrafo único do artigo 23 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011.

Art. 8º O caput e o parágrafo único do artigo 26 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 26. Os autos de processos definidos como amostra ficarão armazenados nas respectivas Seções de Arquivo (SECTARs), enquanto os autos de processos e demais documentos identificados como “Memória Institucional” ficarão sob a guarda da SECMEI.

Parágrafo único. Os autos de processos e demais documentos identificados como “Memória Institucional” serão transferidos à SECMEI após terem sido cumpridos os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.” (NR)

Art. 9º O caput do artigo 27 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 27. Tendo em vista a necessidade de conservação, os autos de processos e demais documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das Seções de Arquivo e SECMEI:

..........................................................................................................................”(NR)

Art. 10. O artigo 32 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 32. Somente será permitida a transferência dos autos de processos findos e dos autos de processos arquivados provisoriamente. Quanto aos autos de processos arquivados provisoriamente deverá ser expedida a Certidão de Crédito Trabalhista, observadas as disposições contidas na Resolução Administrativa nº 14/2012, sob pena de responsabilização pelas possíveis consequências advindas da remessa indevida.” (NR)

Art. 11. Fica revogado o parágrafo único do artigo 32 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011.

Art. 12. O parágrafo único do artigo 36 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 36.....................................................................................................................

Parágrafo único. São passíveis de eliminação os autos de processos findos e os arquivados provisoriamente, nos termos da Resolução Administrativa nº 14/2012.” (NR)

Art. 13. O artigo 37 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 37. O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho fará publicar na Imprensa Oficial, por 02 (duas) vezes, edital informando a eliminação de autos dos processos arquivados, em conformidade com a TTDU, observado o intervalo de 30 (trinta) dias entre uma publicação e outra, perfazendo o total de 60 (sessenta) dias para as partes interessadas requererem, às suas expensas, o desentranhamento de peças que juntaram aos autos, certidões ou cópias.

§1º Cópia do edital mencionado no caput deste artigo deverá ser afixada nos prédios onde funcionem órgãos ou unidades da Justiça do Trabalho da Primeira Região, em local de livre acesso aos jurisdicionados e demais interessados.

§2º Por solicitação e interesse das partes, os autos dos processos judiciais findos em fase de eliminação poderão ser entregues à parte solicitante, não mais pertencendo ao acervo institucional.” (NR)

Art. 14. O parágrafo único do Art. 37 passa a ser renumerado como §1º da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011.

Art. 15. Acrescenta os §1º e §2º ao artigo 38 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passando a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 38. ....................................................................................................................

§1º Os autos de processos findos que compõem o acervo destinado à eliminação poderão ser cedidos a instituições de ensino e outras organizações, que porventura possam ter interesse em receber o acervo ou parte dele, com a finalidade de desenvolver atividades de resgate, organização, pesquisa e conservação do conjunto de documentos e informações da Justiça do Trabalho.

§2º Caberá à Administração deste Regional definir a forma e os procedimentos para a cessão de autos de processos findos às respectivas instituições, observado o interesse deste E.TRT." (NR)

Art. 16. Altera o caput e acrescenta os §1º e §2º ao artigo 39 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passando a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 39. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada a destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos.

§1º Os fragmentos poderão ser doados às entidades credenciadas com este Tribunal, conforme legislação em vigor, que ficará responsável pelo ônus da destruição com direito de beneficiar-se com a venda do material.

§2º A fragmentação deverá consistir na total destruição das informações contidas nos documentos.” (NR)

Art. 17. Acrescenta o parágrafo único ao artigo 41 da Resolução Administrativa nº 19, de 19 de maio de 2011, passando a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 41. ....................................................................................................................

Parágrafo único. Qualquer alteração procedida na TTDU pelo CSJT será incorporada automaticamente ao Anexo I dessa Resolução.” (NR)

Art. 18. A Resolução Administrativa nº 19/2011 deve ser republicada com as modificações contidas neste Ato Normativo, em até 15 (quinze) dias, a partir da publicação desta Resolução.

Art. 19. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Sala de Sessões, 16 de agosto de 2012.

DESEMBARGADOR FERNANDO ANTONIO ZORZENON DA SILVA

Corregedor Regional no exercício regimental da Presidência