ÓRGÃO
ESPECIAL
RESOLUÇÃO
ADMINISTRATIVA Nº 19/2011*
(REPUBLICAÇÃO)
(Publicada em
26/5/2011 no DOERJ, Parte III, Seção II e republicada em 5/9/2012 no DOERJ,
Parte III, Seção II, com as alterações dadas pela Resolução
Administrativa nº 40/2012 e republicada novamente em 21/8/2018 no DEJT,
Caderno Administrativo)
(REVOGADA
pela Resolução administrativa nº 16/2021, disponibilizada em 5/7/2021 no DEJT)
(Vide texto original publicado em
26/5/2011 no DOERJ, Parte III, Seção II)
(Vide Anexos I e II – Anexo I alterado pela Resolução CSJT
nº 142/2014)
(Vide TAC – Temporalidade
aplicada no TRT/RJ)
(Vide Anexo IV)
(Vide Anexo V)
(Vide Anexo VI)
(Vide 2º Edital de Aviso de Eliminação de Autos Findos)
(Vide Ato nº 45/2012, publicado no
DOERJ em 5/6/2012)
(Vide Portaria nº 217/2011, publicada
no DOERJ em 10/10/2011)
(Vide Ato nº 85/2011, publicado no
DOERJ em 18/10/2011)
(Vide Resolução Administrativa nº 33/2013, publicada no
DOERJ em 13/8/2013)
(Vide Ato nº 190/2013, publicado no DOERJ em 19/11/2013)
(Vide Resolução
Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Dispõe sobre as
normas relativas ao Programa de Gestão Documental no âmbito da Justiça do
Trabalho da Primeira Região e dá outras providências.
O VICE-PRESIDENTE
NO EXERCÍCIO REGIMENTAL DA PRESIDÊNCIA DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA
PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, tendo em
vista o decidido, por unanimidade, por seu Órgão Especial, reunido em Sessão
Ordinária, no dia 19 de maio de 2011.
CONSIDERANDO o parágrafo 2º do
artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil, que atribui à
Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências
para franquear a consulta aos documentos públicos;
CONSIDERANDO o artigo 20 da Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que define a competência dos arquivos do
Poder Judiciário Federal para proceder à gestão de documentos produzidos em
razão do exercício de suas funções;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº
7.627, de 10 de novembro de 1987, que dispõe sobre a eliminação de autos findos
nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº
9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre as sanções penais e
administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e
dá outras providências, e em especial, o artigo 62, inciso II, que tipifica o
crime de destruir, inutilizar ou deteriorar arquivo, registro, museu,
biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou decisão judicial;
CONSIDERANDO o disposto no
Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de
08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos e dá
outras providências;
CONSIDERANDO o disposto na
Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho;
CONSIDERANDO a necessidade de
adoção de uma política de gestão documental que racionalize o fluxo, a guarda e
a recuperação dos acervos essenciais à comprovação e à preservação dos
documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do Tribunal
Regional do Trabalho da Primeira Região,
RESOLVE:
Art.1º Reestruturar o Programa de Gestão
Documental e definir os instrumentos operacionais que o tornam efetivo no
âmbito da Justiça do Trabalho da Primeira Região, em conformidade com as
disposições desta Resolução.
CAPÍTULO
I
DEFINIÇÕES
E DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art.2º Para os efeitos desta Resolução,
consideram-se:
I - GESTÃO DOCUMENTAL - conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente,
operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle e coordenação
de pessoas, espaço físico, equipamentos e sistemas de informação que
possibilitem racionalizar e agilizar o ciclo documental;
II - ARQUIVO CORRENTE - conjunto de
documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração;
III - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de
documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação;
IV - ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de
documentos que já cumpriram suas finalidades primárias e que são preservados em
caráter definitivo em função do seu valor secundário, não sendo, portanto,
passíveis de tramitação processual e/ou administrativa; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
V - ATIVIDADE-FIM - prestação jurisdicional
de competência do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, bem como os
serviços de administração judiciária diretamente relacionados à mesma;
VI - ATIVIDADE-MEIO - aparato administrativo
necessário ao funcionamento do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira
Região, com vista a dar suporte à consecução das atividades-fim;
VII - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
UNIFICADA DA JUSTIÇA DO TRABALHO (TTDU) - Instrumento de destinação, aprovado
pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), que determina prazos e
condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos;
VIII - TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO
DE DOCUMENTOS (TTDD) - Instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos que não estão
contemplados na TTDU;
IX - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - processo de
análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos;
X - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
(PCD) - esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos
de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e
funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
XI - CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
(CCD) - código derivado de um plano de classificação;
XII - DOCUMENTO - unidade de registro de
informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
XIII - PADRÃO ADMINISTRATIVO (PAD) -
documento que descreve o funcionamento de um processo de trabalho;
XIV - PRESERVAÇÃO SELETIVA - critério adotado
para definir o universo de documentos que serão utilizados para a extração da
amostra representativa.
XV - VALOR PRIMÁRIO - Relaciona-se às razões
de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais
e fiscais. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
XVI - VALOR SECUNDÁRIO - Valor atribuído a um
documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
CAPÍTULO
II
DAS
COMPETÊNCIAS
Art.3º À Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (COPAD) compete:
I - propor a política de gestão documental no
âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região;
II - apoiar a Secretaria de Gestão do
Conhecimento (SGC) na coordenação geral do Programa de Gestão Documental;
III - propor, em conjunto com a SGC, a
Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) e a Secretaria de Soluções em
Tecnologia da Informação (SST), as normas para o tratamento arquivístico
dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
IV - analisar as propostas encaminhadas, após
manifestação pela Seção de Gestão de Memorial (SECMEI), com vistas a selecionar
os autos de processos e demais documentos que, pela sua peculiaridade, devem
ser preservados definitivamente para a composição da memória institucional; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
V - manifestar-se sobre os PADs propostos pela SGC no que se refere à gestão
documental; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
VI - propor ao Órgão Especial a eliminação de
autos de processos judiciais e administrativos findos, observadas as Tabelas de
Temporalidade (TTDD e TTDU), as normas estabelecidas nesta Resolução e as
disposições legais pertinentes ao assunto; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
VII - elaborar critérios, além dos já
definidos nesta Resolução, para a guarda definitiva dos autos de processos e
demais documentos, à vista de seu caráter histórico, cultural ou informativo;
VIII - estabelecer prazos superiores aos
mínimos previstos na TTDU, bem como proceder à alteração da destinação final
estabelecida como "eliminação" para "guarda permanente"; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
IX - aprovar alterações no PCD e na TTDD.
Art.4º A COPAD será composta, pelo menos, por
um representante de cada uma das seguintes áreas:
I - Presidência;
II - Corregedoria Regional;
III - Magistratura de 2º grau;
IV - Magistratura de 1º grau;
V - Direção-Geral;
VI - Secretaria-Geral
Judiciária; (Inciso
alterado pela Resolução Administrativa nº 26/2014 publicada no DOERJ em
12.8.2014)
VII - SGC;
VIII - SST. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§1º O Presidente do Tribunal designará,
dentre os magistrados que compõem a COPAD, o Presidente e o suplente da
Comissão. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§2º facultado à COPAD, quando necessário,
convite a arquivista, a historiador, a representante da Ordem dos Advogados do
Brasil (OAB) ou a qualquer outro especialista afim para participar de debate em
tema específico. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.5º À SGC compete:
I - coordenar o Programa de Gestão
Documental, observadas as diretrizes traçadas pela COPAD;
II - elaborar o plano geral de organização
dos arquivos gerais, definindo os procedimentos operacionais necessários ao
desenvolvimento do Programa de Gestão Documental;
III - propor, em conjunto com a COPAD, a STI
e a SST, as normas para o tratamento arquivístico dos
documentos eletrônicos, observada a legislação vigente; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
IV - elaborar e atualizar os PADs para manifestação da COPAD e para aprovação pelas
autoridades competentes nos termos do PAD-TRT-002; (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
V - providenciar, junto às unidades competentes,
o treinamento indispensável à reestruturação e manutenção do programa;
VI - elaborar e atualizar manuais específicos
com orientações para a aplicabilidade das normas previstas nesta Resolução;
VII - difundir as normas e diretrizes de
gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;
VIII - sugerir alterações no PCD e na TTDD, a
partir das propostas das unidades produtoras dos documentos, submetendo-as à
aprovação da COPAD;
IX - apoiar as atividades desenvolvidas pela
COPAD.
Art.6º À STI e à SST compete: (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
I - proceder ao armazenamento adequado dos
documentos eletrônicos;
II - disponibilizar ferramentas de gestão
documental nos sistemas informatizados corporativos;
III - prover controles de acesso e
procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos
eletrônicos, tais como controles técnicos e programáticos e manutenção de
trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.
CAPÍTULO
III
DA
OPERACIONALIZAÇÃO DO PROGRAMA
Art.7º A operacionalização do Programa de
Gestão Documental dar-se-á por meio do planejamento, da organização, do
controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental,
pressupondo, no mínimo, instrumentos como:
I - sistemas informatizados de gestão de
documentos;
II - a TTDU;
III - o PCD e a TTDD;
IV - o fluxograma explicativo para a
definição das destinações dos autos findos judiciais, a ser aplicado
combinadamente com a TTDU;
V - a normatização do sigilo da documentação
e regras de acesso;
VI - os PADs;
VII - os manuais específicos de gestão
documental.
Art.8º A TTDD e o PCD são passíveis de
alterações, na medida em que a produção de documentos varia na condução da
gestão, ocasionada por mudanças administrativas e jurídicas.
Parágrafo único. As alterações poderão ser propostas pelas
unidades do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região à Divisão de
Gestão de Documentos (DIGED), que as submeterá à COPAD. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
Art.9º A temporalidade dos documentos e sua
destinação final serão propostas pelas unidades produtoras e definidas pela
COPAD, observando os seguintes critérios: frequência do uso das informações contidas
nos documentos, existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal
dos documentos, existência de outras fontes com as mesmas informações e
importância histórica das informações contidas no documento.
Art.10.
Os PADs normatizarão os procedimentos
atinentes à produção, tramitação, arquivamento, desarquivamento, destinação,
consulta e avaliação dos autos de processos e demais documentos, impondo-se sua
observância a todas as unidades do Tribunal envolvidas nos respectivos
processos de trabalho.
Parágrafo único. A correspondência entre o
conteúdo descrito e o que efetivamente foi enviado ao arquivo é de
responsabilidade das unidades produtoras. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.11.
Caberá ao Presidente do Tribunal normatizar o acesso aos documentos
sigilosos, definindo-lhes o grau de sigilo,
determinando as providências para a sua salvaguarda, observada a legislação
vigente.
Art.12.
São requisitos essenciais para a gestão documental da Justiça do
Trabalho da Primeira Região:
I - manutenção dos documentos em ambiente
seguro e implementação de estratégias de preservação desses documentos desde a
sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido;
II - padronização de espécies e tipos
documentais;
III - os metadados
essenciais à identificação do documento institucional e a sua relação com os
outros documentos;
IV - gerenciamento da documentação produzida
e recebida por meio de sistema informatizado que contemple a captura,
movimentação, destinação e acesso dos processos e documentos;
V - racionalização na produção de documentos
institucionais;
VI - definição de responsabilidades e de
níveis de acesso autorizados aos documentos eletrônicos;
VII - adoção do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos da Justiça Federal
- MoReq-Jus, conforme Resolução CNJ nº 91, de 29 de
setembro de 2009, para garantir as qualidades de um documento institucional.
Art.13.
A avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos
processuais findos, criados em suporte digital, obedecem aos critérios
definidos nesta Resolução, no que couber.
Art.14.
Os sistemas informatizados deverão possibilitar a transferência de
processos e documentos eletrônicos do arquivo corrente para os arquivos
intermediário e permanente, ficando disponíveis para magistrados e servidores,
de acordo com seus níveis de responsabilidade e com as atividades que
desenvolverem: protocolo, autuação, classificação, indexação, processamento,
avaliação, arquivamento, eliminação, guarda permanente e acesso.
CAPÍTULO
IV
DA
PRODUÇÃO DOCUMENTAL
Art.15.
São documentos de arquivo todos os registros de informação resultantes
dos processos de trabalho, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou
óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades do Tribunal Regional
do Trabalho da Primeira Região.
Art.16.
Os documentos de arquivo são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
Art.17.
Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda
temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária
aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades
de arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, podem ser
eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração
Judiciária;
II - são documentos de guarda permanente
aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo,
devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a
eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de
pesquisa.
CAPÍTULO
V
DA
GUARDA PERMANENTE
Art.18.
São considerados de guarda permanente: (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
I - os autos de processos judiciais e demais
documentos selecionados à vista de seu caráter histórico, institucional ou
informativo; (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
II – os autos de processos e demais
documentos indicados na TTDU e na TTDD; (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
III - os autos de processos administrativos
selecionados com base em temas relevantes; (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
IV - os autos de processos judiciais
selecionados para fins de amostra representativa do universo de julgados; (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
V - os autos de processos judiciais
selecionados dentre os autuados até 1989. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Parágrafo único. (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.19.
O volume de autos de processos judiciais selecionados para fins de
amostra deve representar, no mínimo, 1% (um por cento) do total de autos de
processos findos arquivados. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§1º Enquanto não for automatizada, a seleção
de amostra de autos de processos judiciais será realizada nas seções de arquivo,
de forma aleatória e proporcional ao quantitativo arquivado no período. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§2º Após a automatização do procedimento, a
amostra será extraída do universo de autos judiciais findos arquivados através
da técnica de amostragem estratificada. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.20.
Serão destinados à guarda permanente pelo menos 50% (cinquenta por
cento) dos processos judiciais autuados até 1989 a fim de preservar a memória
institucional. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.21.
Os autos de processos judiciais e administrativos definidos como de
guarda permanente pelas TTDD e TTDU deverão ser identificados pelas respectivas
unidades de autuação. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.22.
A indicação de autos de processos e demais documentos para a guarda
permanente poderá ser feita por Desembargadores, Juízes, unidades Judiciárias e
Administrativas do Tribunal, advogados, membros do Ministério Público e
sindicatos de classe, observando os procedimentos estabelecidos em PAD. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
Parágrafo único. A indicação deverá ser justificada, sugerindo-se
os seguintes critérios norteadores:
I - aspectos relacionados à memória histórica
da localidade e importância para pesquisa;
II - originalidade do fato;
III - ações com referência para fixação da
jurisprudência;
IV - mudança significativa da legislação
aplicável ao caso;
V - razões de grande impacto social,
econômico, político e cultural como, por exemplo, trabalho infantil, trabalho
escravo, questões fundiárias, questões socioambientais, etc.;
VI - eventuais personalidades de destaque e
interesse público;
VII - ações envolvendo sindicatos em face de
políticas econômicas nacionais;
VIII - existência de laudos técnicos
significativos;
IX - particularidades regionais ligadas a
atividades econômico-sociais.
Art.23.
Os autos de processos destinados à guarda permanente serão identificados
conforme procedimento descrito em PAD específico. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Parágrafo único. (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
I - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
II - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
III - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.24. Os autos de processos e demais documentos de
guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, a
digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
Art.25.
Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar
autos de processos e demais documentos de guarda permanente.
Art.26.
Os autos de processos e demais documentos considerados de guarda
permanente serão recolhidos para o arquivo permanente após terem sido cumpridos
os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Parágrafo único. (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.27.
Os autos de processos e documentos recolhidos ao arquivo permanente não
são passíveis de desarquivamento. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
I - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
II - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
III - (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§1º O acervo permanente poderá ser utilizado
para fins de exposição no âmbito do TRT 1ª Região. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§2º Ressalvado o disposto no parágrafo anterior,
a movimentação da documentação permanente dependerá de autorização expressa do
Presidente do Tribunal. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
CAPÍTULO
VI
DA
TRANSFERÊNCIA
Art.28.
A transferência é a passagem de autos de processos e demais documentos
do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Parágrafo único. Ao serem transferidos, os autos de processos
e demais documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência,
emitida pela unidade produtora do documento, conforme determinado em PAD
específico.
Art.29.
A transferência será efetivada quando cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos na TTDU e na TTDD.
Art.30.
Não haverá transferência de documentos se inexistir prazo de guarda
fixado para o arquivo intermediário e se constar a eliminação como destinação
final na TTDU e na TTDD, cumprindo à unidade produtora do documento tomar as
providências necessárias à sua inutilização.
Art.31.
Ultrapassado o prazo de guarda no arquivo intermediário, será
providenciada a inutilização dos autos de processos e demais documentos, à
exceção daqueles identificados como permanentes.
Art.32.
Somente será permitida a transferência dos autos de processos findos e
dos autos de processos arquivados provisoriamente. Quanto aos autos de
processos arquivados provisoriamente deverá ser expedida a Certidão de Crédito
Trabalhista, observadas as disposições contidas na Resolução
Administrativa nº 14/2012, sob pena de responsabilização pelas possíveis
consequências advindas da remessa indevida. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº
40, de 16.08.2012)
Parágrafo único. (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
Art.33.
A remessa dos autos de processos e demais documentos considerados de
guarda permanente deverá ser efetivada na forma do respectivo PAD. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.34.
À exceção de documentos pessoais das partes, deverão ser eliminados,
pela própria unidade produtora, quaisquer documentos e outros materiais que se encontrem
presos à contracapa dos autos de processos.
Parágrafo único. Serão adotadas as providências necessárias à
devolução dos documentos às partes.
Art.35.
Em se tratando de autos de processos e demais documentos permanentes não
se deve utilizar grampos e colchetes de metal, substituindo-os por prendedores
de plástico ou cola. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
CAPÍTULO
VII
DA
ELIMINAÇÃO
(Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.36.
Os autos de processos considerar-se-ão findos quando todos os
procedimentos relativos aos mesmos tiverem sido esgotados. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Parágrafo único. São passíveis de eliminação os autos de
processos findos e os judiciais arquivados provisoriamente, nos termos da
Resolução Administrativa nº 14/2012. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.37.
O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho fará publicar na Imprensa
Oficial, por 02 (duas) vezes, edital informando a eliminação dos autos de
processos judiciais e dos autos de processos administrativos em conformidade
com as Tabelas de Temporalidade (TTDD e TTDU), observado o intervalo de 30
(trinta) dias entre uma publicação e outra, perfazendo o total de 60 (sessenta)
dias para as partes interessadas requererem, às suas expensas, o
desentranhamento de peças que juntaram aos autos, certidões ou cópias. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
§1º Cópia do edital mencionado no caput deste
artigo deverá ser afixada nos prédios onde funcionem órgãos ou unidades da
Justiça do Trabalho da Primeira Região, em local de livre acesso aos
jurisdicionados e demais interessados. (Parágrafo
único renumerado pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
§2º Por solicitação e interesse das partes,
os autos dos processos judiciais findos em fase de eliminação poderão ser entregues
à parte solicitante, não mais pertencendo ao acervo institucional. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2102)
§3º Para os demais documentos constantes da
Tabela de Temporalidade (TTDD área-meio e área-fim) será observado o seguinte
procedimento: (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
I - para eliminação de documentos com
previsão de guarda somente na fase corrente será elaborado apenas Termo de
Eliminação de Documentos, pela unidade produtora. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
II - para eliminação de documentos com
previsão de guarda também na fase intermediária será elaborada Listagem de
Eliminação e publicado Edital de Ciência de Eliminação 01 (uma) vez, com prazo
de 45 (quarenta e cinco) dias. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.38.
Vencido o prazo do edital, ficarão suspensas as requisições, pelos
setores interessados, de autos de processos que integrem o lote destinado à
eliminação.
§1º Os autos de processos findos que compõem o
acervo destinado à eliminação poderão ser cedidos a instituições de ensino e
outras organizações, que porventura possam ter interesse em receber o acervo ou
parte dele, com a finalidade de desenvolver atividades de resgate, organização,
pesquisa e conservação do conjunto de documentos e informações da Justiça do
Trabalho. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
§2º Caberá à Administração deste Regional
definir a forma e os procedimentos para a cessão de autos de processos findos
às respectivas instituições, observado o interesse deste E.TRT. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
Art.39.
A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante
critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da
reciclagem do material descartado, ficando autorizada a destinação do resultado
para programas sociais de entidades sem fins lucrativos. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº
40, de 16.08.2012)
§1º Os fragmentos poderão ser doados às
entidades credenciadas com este Tribunal, conforme legislação em vigor, que
ficará responsável pelo ônus da destruição com direito de beneficiar-se com a
venda do material. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
§2º A fragmentação deverá consistir na total
destruição das informações contidas nos documentos. (Incluído
pela Resolução Administrativa nº 40, de 16.08.2012)
Art.40.
A coordenação dos trabalhos relativos à eliminação da massa documental que
cumpriu o prazo de guarda no arquivo intermediário ficará a cargo da Comissão
Permanente de Inutilização de Documentos. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Parágrafo único. (Revogado
pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
CAPÍTULO
VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.41.
A TTDU, cuja revisão compete ao CSJT, consta do Anexo I da presente
Resolução.
Parágrafo único. Qualquer alteração procedida na TTDU pelo
CSJT ou pela COPAD, nos termos do artigo 3º, inciso VIII, desta Resolução será
incorporada automaticamente a esta Resolução. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.42.
O fluxograma explicativo para a definição das destinações dos autos
findos judiciais, a ser aplicado combinadamente com a TTDU, consta do Anexo II
da presente Resolução.
Art.43.
O PCD e a TTDD da área-fim são aqueles constantes dos Anexos III e IV e,
os da área-meio, são os constantes dos Anexos V e VI da presente Resolução,
cuja atualização caberá à COPAD, de ofício ou a requerimento. (Redação
dada pela Resolução Administrativa nº 24/2018, de 16.08.2018)
Art.44.
Os processos autuados a partir de outubro de 2008 e arquivados a partir
de 30 de abril de 2010 terão a sua temporalidade e destinação estabelecidas de
acordo com a TTDU.
Parágrafo único. Os autos de processos não contemplados no
caput terão prazo de guarda no arquivo intermediário de 5 (cinco) anos e a
destinação final será a eliminação, caso não sejam considerados de guarda
permanente.
Art.45.
Manter-se-á sistema informatizado de protocolo e tramitação de
documentos administrativos, integrado ao arquivo, para o recebimento, registro,
distribuição e controle da movimentação dos documentos produzidos e recebidos
pela Justiça do Trabalho da Primeira Região.
Art.46.
É de responsabilidade de magistrados e servidores, no âmbito de suas
atribuições, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos no
Programa de Gestão Documental da Justiça do Trabalho da Primeira Região.
Art.47.
Esta Resolução entra em vigor no prazo de 30 dias da data de sua
publicação, revogados o Ato
nº 2190/2002, o Ato
nº 239/2006 e demais disposições em contrário.
Sala de Sessões, 19 de maio de 2011
CARLOS
ALBERTO ARAUJO DRUMMOMD
Vice-Presidente
no exercício regimental da Presidência