ATO Nº 239/2006

(Publicado em 9/2/2006 e republicado em 23/3/2006 no DOERJ, Parte III, Seção II, por ter sido publicado de forma incompleta)

(Vide Anexo I)
(Vide Anexo II)
(REVOGADO pela Resolução Administrativa nº 19/2011, publicada no DOERJ em 26/5/2001)
(Vide Ordem de Serviço nº 1/2012, publicada no DOERJ em 9/2/2006)

Estabelece critérios para a implantação do Programa de Gestão Documental no âmbito da Justiça do Trabalho da Primeira Região.

O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, expressa na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, a Lei nº 7.627, de 10 de novembro de 1987, que disciplina os procedimentos voltados à eliminação dos autos dos processos findos e o Provimento TST/CGJT nº 10, de 6 de dezembro de 2002, que uniformiza os procedimentos de gestão documental nos órgãos da Justiça do Trabalho;

Considerando que os elevados custos de locação de espaços físicos e manutenção dos arquivos de processos e documentos produzidos pela ação jurisdicional do 1º e 2º graus e pelas atividades administrativas têm onerado o orçamento do TRT;

Considerando a necessidade de serem preservadas as ações judiciais transitadas em julgado e os documentos de interesse para o patrimônio histórico e cultural da Nação;

Considerando que as conclusões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída pelo Ato nº 301/2004, ao diagnosticar as atuais condições de armazenamento, sinalizam oportunidades que possibilitam otimização a médio prazo, se recursos, organização e metodologia forem aplicados,

RESOLVE:

Art. 1º Implantar o Programa de Gestão Documental e instituir os instrumentos operacionais que o tornam efetivo no âmbito da Justiça do Trabalho da Primeira Região, em conformidade com as disposições deste Regulamento.

CAPÍTULO I
DEFINIÇÕES E DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os efeitos deste Ato, consideram-se:

I - GESTÃO DOCUMENTAL - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle e coordenação de pessoas, espaço físico, equipamentos e sistemas de informação que possibilitem racionalizar e agilizar o ciclo documental;

II - ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos, em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu;

III - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO OU TRANSITÓRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com freqüência de consulta reduzida;

IV - ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos que, em razão de seu valor, devem ser preservados em caráter definitivo;

V - ATIVIDADE-FIM - prestação jurisdicional de competência exclusiva da Justiça do Trabalho, bem como os serviços de administração judiciária diretamente relacionados à mesma;

VI - ATIVIDADE-MEIO - aparato administrativo necessário ao funcionamento do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, com vista a dar suporte à consecução das atividades-fim.

CAPÍTULO II
DA COORDENAÇÃO DO PROGRAMA

Art. 3º Compete à Secretaria da Gestão de Conhecimento, observadas as diretrizes estabelecidas pela Diretoria Geral de Coordenação Judiciária, a coordenação geral do Programa de Gestão Documental, com o assessoramento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e o apoio operacional da Secretaria de Informática.

Art. 4º Compete à Secretaria da Gestão do Conhecimento elaborar o plano geral de organização dos arquivos gerais, propor diretrizes e definir os instrumentos normativos e procedimentos operacionais necessários ao desenvolvimento e implantação do Programa de Gestão Documental, elaborando, em conjunto com as Diretorias-Gerais de Coordenação Administrativa e Judiciária, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Secretaria de Informática, as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente.

Art. 5º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com o apoio dos Diretores das Secretarias interessadas, proceder à avaliação casuística dos processos definidos como passíveis de eliminação, com vista a selecionar aqueles que, pela sua peculiaridade, devem ser preservados definitivamente para a composição da memória institucional.

CAPÍTULO III
DA OPERACIONALIZAÇÃO DO PROGRAMA

Art. 6º A operacionalização do Programa de Gestão Documental dar-se-á por meio do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, pressupondo, no mínimo, instrumentos como: Plano de Classificação dos Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, Normatização do Sigilo da Documentação e Regras de Acesso, Manual de procedimento.

Parágrafo único. A Secretaria da Gestão do Conhecimento, no exercício de sua competência e para a execução de suas funções, poderá propor, em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, outras medidas que, aprovadas pelo Tribunal Pleno, deverão ser implementadas, segundo a legislação aplicável à espécie.

Art. 7º O Plano de Classificação de Documentos integra o Anexo I deste Ato.

Art. 8º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos integra o Anexo II deste Ato.

Art. 9º O Presidente do Tribunal normatizará o acesso aos documentos sigilosos, definindo-lhes os graus de sigilo e determinará as providências para a sua salvaguarda, observada a legislação vigente.

Art. 10 O Manual de Procedimentos, de conformidade com as normas estabelecidas neste Ato, será elaborado e atualizado pela Secretaria da Gestão do Conhecimento, com o apoio e colaboração da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Parágrafo único. O Manual de procedimentos disciplinará a forma como será feita a avaliação dos documentos relativos às atividades meio e fim e a forma como serão aplicados os prazos de guarda e destinação, em consonância com as temporalidades estabelecidas na Tabela, tudo com base na legislação em vigor.

Art. 11 A Secretaria da Gestão do Conhecimento providenciará, junto às unidades competentes, o treinamento indispensável à implantação e manutenção do programa.

CAPÍTULO IV
DA ELIMINAÇÃO DE AUTOS DE PROCESSOS E OUTROS DOCUMENTOS

Art. 12. A eliminação de autos de processo findo e de documentos considerados desnecessários à gestão administrativa ou pesquisa, no âmbito da Justiça do Trabalho da Primeira Região, será decidida pelo Órgão Especial, após proposta circunstanciada da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, observadas a Tabela de Temporalidade, as normas estabelecidas neste Regulamento e as disposições legais pertinentes ao assunto.

Art. 13. Os processos considerar-se-ão findos quando todos os procedimentos relativos aos mesmos tiverem sido esgotados, por satisfeitas as obrigações assumidas pelas partes.

Parágrafo único. Não serão considerados findos, portanto não passíveis de eliminação, os processos com as seguintes características:

I - processos que contenham créditos pagos e não levantados pelas partes, por peritos, pela Imprensa Oficial e pela União;

II - processos nos quais não tenha havido quitação de débitos referentes a custas processuais e publicações na Imprensa Oficial, salvo disposição contida em Provimento da Corregedoria;

III - processos em fase de execução interrompidos por inexistência de bens ou desaparecimento da parte executada;

IV - processos arquivados provisoriamente.

Art. 14. A Corregedoria Regional disporá, em Provimento, o tratamento a ser dispensado aos processos em fase de execução paralisados ou suspensos há mais de um ano nas Varas do Trabalho, estabelecendo prazo para o arquivamento definitivo dos mesmos, definindo, inclusive, o respectivo prazo precaucional ou de segurança.

Parágrafo único. Deverá, ainda, a Corregedoria dispor sobre desarquivamento dos autos.

Art. 15. Deverão os setores cuidar de apor na última folha dos processos encaminhados ao Arquivo Geral, despacho informando a situação em que os mesmos se encontram, para fins de baixa definitiva ou provisória.

Art. 16. O Órgão Especial poderá, quando as condições operacionais possibilitarem, nomear Juízes do Trabalho para compor grupo de trabalho com a atribuição específica de proceder a análise dos processos recolhidos ao arquivo provisório, decidindo sobre a sua guarda e destinação final.

Art. 17. Da relação de processos encaminhados para fins de eliminação, deverá constar a indicação daqueles que possam, a critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, ser destinados à guarda definitiva, à vista de seu caráter histórico, cultural ou informativo.

Art. 18. Além das ações transitadas em julgado definidas como de guarda permanente, será preservada uma amostra representativa do universo dos julgados.

§ 1º A amostra referida no caput deste artigo será selecionada nas Varas do Trabalho, quando possível, pela separação dos processos mais significativos da atuação do Órgão, por tipo de ação, em cada período de 3 (três) meses, ou, excepcionalmente, de forma aleatória, proporcional ao quantitativo julgado dentro desse período.

§ 2º O volume de processos selecionados deve representar aproximadamente 2% (dois por cento) do total de processos julgados no período.

§ 3º Esses processos estarão livres de cópias e documentos sem validade para a consulta.

Art. 19. À exceção de documentos pessoais das partes, serão eliminados de imediato quaisquer documentos e outros materiais que se encontrem presos à contracapa dos processos.

Art. 20. Tendo em vista a política de gestão documental, que tem como objetivo primordial a preservação de documentos, recomenda-se a não utilização nos processos e demais documentos de grampos, clipes e colchetes de metal, devendo estes materiais serem substituídos por prendedores ou clipes de plástico ou por cola.

Art. 21. Anualmente, o Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região fará publicar na Imprensa Oficial e em jornal diário de grande circulação, edital informando a eliminação de autos dos processos arquivados, de conformidade com a Tabela de Temporalidade, fixando prazo para as partes interessadas requererem, às suas expensas, o desentranhamento dos documentos que juntaram aos autos, certidões ou cópias de peças do processo.

Parágrafo único. Cópia do edital mencionado no caput deste artigo deverá ser afixada nos prédios onde funcionem Órgãos ou unidades da Justiça do Trabalho da Primeira Região, em local de livre acesso aos jurisdicionados e demais interessados.

Art. 22. Vencido o prazo do edital, ficarão suspensas as requisições, pelos setores interessados, de processos que integrem o lote destinado à eliminação.

Art. 23. Os processos destinados à eliminação não poderão ser objeto de doação a entidades ou instituições públicas ou privadas, salvo como papel inservível, exceção feita às faculdades de Direito, que poderão obter, para fins estritamente educacionais, a doação de processos.

§ 1º Os processos doados às faculdades de Direito serão entregues após retirados os documentos pessoais das partes e os considerados de caráter sigiloso.

§ 2º Será de exclusiva responsabilidade da faculdade donatária a utilização indevida dos processos recebidos em doação.

Art. 24. A coordenação dos trabalhos relativos à eliminação de autos ficará a cargo da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Parágrafo único. Caberá à Administração do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região definir a forma e os procedimentos para a destruição dos autos selecionados para tal fim, observada a legislação a respeito da matéria.

Art. 25. No prazo máximo de 30 (trinta) dias deverá ser constituída a nova Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, nos termos do artigo 5º do Ato nº 2.190/2002.

Art. 26. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 06 de fevereiro de 2006.

IVAN D. RODRIGUES ALVES
Desembargador Federal do Trabalho Presidente
Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região