ATO Nº 37/2015

 

(Publicado em 3/3/2015, no DOERJ, Parte III, Seção II)

REVOGADO pela Resolução Administrativa nº 13/2022

Estabelece diretrizes para o tratamento de documentos sigilosos e de processos que tramitem em segredo de justiça no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

 

 

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

 

CONSIDERANDO que o parágrafo 2º, do artigo 216, da Constituição da República Federativa do Brasil, atribui à Administração Pública a gestão da documentação oficial, bem como as providências para franquear a sua consulta a todos que dela necessitarem;

 

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive os órgãos do Poder Judiciário, com o fim de garantir o acesso a informações;

 

CONSIDERANDO que, no resguardo de direitos e garantias individuais, o Tribunal deverá dar tratamento sigiloso aos processos e documentos, quando o interesse público o exigir;

 

CONSIDERANDO que são responsáveis pelo sigilo, não somente aqueles que o detenham funcionalmente, mas também todos aqueles a quem for transmitido ou submetido, sob pena de responsabilidade de quem o violar;

 

CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar os mecanismos atualmente existentes no Tribunal destinados à salvaguarda de documentos sigilosos e processos que tramitem em segredo de justiça; e

 

CONSIDERANDO o decidido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD) em reunião realizada no dia 18 de novembro de 2014,

 

RESOLVE:

 

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

 

Art.1º  ESTABELECER, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, diretrizes para o tratamento de documentos sigilosos e de processos que tramitem em segredo de justiça, no que diz respeito à autuação, tramitação, transporte, arquivamento, desarquivamento e destinação final.

 

Art. 2º  O documento considerado sigiloso em razão das hipóteses previstas no artigo 23, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, deverá seguir, no que couber, todos os procedimentos fixados no dispositivo legal.

 

Art. 3º  Para os efeitos deste Ato são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

 

I - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato;

 

II - sigilo: de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada;

 

III -  grau de sigilo: gradação atribuída aos documentos ou processos em decorrência de sua natureza ou conteúdo;

 

IV  - marcação: aposição de marca assinalando a restrição de acesso;

 

V - Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do Trabalho (TTDU) - Instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

 

VI - guarda permanente: documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor;

 

VII - classificação: atribuição, pela autoridade competente, do grau de sigilo a dado, informação, documento, processo ou área;

 

VIII - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, do grau de sigilo anteriormente atribuído;

 

IX - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, do grau de sigilo anteriormente atribuído.

 

Art. 4º  A produção, manuseio, consulta, manutenção e guarda de documentos sigilosos e de processos em segredo de justiça observarão medidas especiais de segurança.

 

Parágrafo único.  Todo servidor responsável pelo trato de documentos sigilosos e de processos em segredo de justiça deverá tomar as providências necessárias para o fiel cumprimento das medidas de segurança estabelecidas.

 

 

 

CAPÍTULO II

DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS E DOS PROCESSOS

EM SEGREDO DE JUSTIÇA

 

 

Art. 5º  Quanto à natureza do assunto, os documentos terão a seguinte classificação:

 

I - documentos ostensivos: aqueles cujo teor da informação pode ser de conhecimento público, sem restrições;

 

II - documentos sigilosos: aqueles  submetidos à restrição de acesso público e que requerem medidas especiais quanto à sua guarda e divulgação.

 

Parágrafo único.  Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo.

 

Art. 6º Consideram-se sigilosos os documentos ou processos:

 

I - que, por Lei, tramitem em segredo de justiça;

 

II - necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas;

 

III - que contiverem informações protegidas pelo sigilo fiscal e bancário;

 

IV - referentes a segredo industrial decorrente da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com  o poder público.

 

V - que contiverem informações imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, consoante os termos do artigo 23 da Lei nº 12.527/11;

 

VI - referentes a expedientes disciplinares e representações relacionados aos Magistrados, somente nos casos em que a decretação do sigilo não importe em violação ao interesse público, nos termos da Resolução CNJ nº 135/2011;

 

VII - relativos aos procedimentos disciplinares em face de servidores, em conformidade com o que dispõe o artigo 150 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

 

§ 1º  Tratando-se de documento que deva ser de conhecimento restrito, somente ao conteúdo deste será atribuído o sigilo, mantendo-se pública a tramitação do processo.

 

§ 2º  Para os processos cuja tramitação deva ocorrer em sigilo, deverá ser decretado o “Segredo de Justiça” pela autoridade judicial competente para o feito, em 1º e 2º graus, de ofício ou a requerimento da parte.

 

§ 3º  O caráter sigiloso não alcança, em regra, as decisões judiciais.

 

Seção I

Da Distribuição e da Autuação dos Processos em Segredo de Justiça

 

 

Art. 7º  O processo que contiver pedido de segredo de justiça será distribuído livremente e direcionado à Vara do Trabalho respectiva, em envelope contendo a expressão "Segredo de Justiça", devendo tal pedido ser imediatamente submetido à apreciação da autoridade judicial competente.

 

§ 1º  Uma vez determinado o segredo de justiça pela autoridade judicial competente, o respectivo feito deverá ser autuado e identificado na forma dos artigos 12 e 15 deste Ato.

 

§ 2º  No Tribunal, quando da autuação de processos oriundos do 1º grau que já contenham a indicação de segredo de justiça, deverá ser mantida essa característica, salvo determinação em contrário do Relator.

 

Seção II

Da Classificação e Marcação

 

 

Art. 8º  Nos processos judiciais, o atributo de "Segredo de Justiça” e a classificação do documento como "sigiloso" é de competência exclusiva dos magistrados de 1º e 2º graus.

 

Art. 9º  Nos documentos e processos administrativos, a classificação de “sigiloso” cabe aos servidores que exerçam funções de direção ou chefia, com exceção das hipóteses previstas nos incisos VI e VII do artigo 6º deste ato.

 

Art. 10.  Caso seja identificado nos autos de processo documento tipificado no inciso V do artigo 6º deste Ato, deverá a autoridade competente providenciar o seu encaminhamento ao  Presidente deste Regional para classificação do grau de sigilo.

 

Parágrafo único.  Aplica-se, no que couber, o disposto na Lei nº12.527/11 para os procedimentos de classificação, reclassificação e desclassificação do grau de sigilo. 

 

Art. 11.  Os documentos sigilosos serão identificados pela expressão “SIGILOSO”.

 

Art. 12.  Os processos cuja tramitação deva ocorrer em segredo serão identificados pela expressão “SEGREDO DE JUSTIÇA”.

 

Seção  III

Da Revogação do Sigilo

 

 

Art. 13.  A autoridade competente poderá, em decisão fundamentada, revogar, a qualquer momento, a concessão de tratamento de sigilo dos documentos.

 

Art. 14.  A revogação do atributo “SEGREDO DE JUSTIÇA” deverá ser registrada no sistema de Acompanhamento de Processos  do Tribunal - SAPWEB.

 

Seção IV

Da Tramitação dos Processos em Segredo de Justiça

 

 

Art. 15.  Nos processos em segredo de justiça deverá ser realizado o registro no Sistema de Acompanhamento Processual do Tribunal - SAPWEB, devendo-se, ainda, assinalar na contracapa dos autos o nome das partes, advogados, magistrados e servidores que tiverem acesso aos autos.

 

Art. 16.  Fica vedado o peticionamento eletrônico no SAPWEB, até que o sistema informatizado seja alterado para garantir a manutenção do segredo decretado.

 

Art. 17.  Os processos que tramitem em segredo de justiça terão suas páginas rigorosamente numeradas, certificando-se o motivo para eventual retificação.

 

Art. 18.  As certidões apostas nos autos podem ser manuscritas, carimbadas ou etiquetadas, devendo, em todos os casos, conter a identificação de quem as elaborou e assinou.

 

Art. 19.  As audiências e sessões de julgamento serão de acesso privativo às partes e seus procuradores, magistrados e servidores autorizados.

 

Art. 20.  Não será permitido ao Magistrado ou servidor fornecer qualquer informação, direta ou indiretamente, a terceiros ou órgãos de imprensa, acerca de elementos sigilosos e de processos que tramitam em segredo de justiça, sob pena de responsabilidade.

 

Parágrafo único.  O fornecimento de certidões de processos em curso ou arquivados dependerão de despacho do Magistrado competente, nos termos do artigo 781 da Consolidação das Leis do Trabalho.

 

Art. 21.  A publicação oficial dos atos e decisões judiciais não poderá conter transcrição de excertos de documentos que possam comprometer o segredo de justiça, limitando-se aos seus respectivos números, data da decisão e ementa, redigida de modo a não comprometer o sigilo.

 

Art. 22.  Nas representações e nos expedientes disciplinares relacionados a Magistrados e servidores, o segredo de justiça será estendido ao nome das partes na publicação das pautas, das atas das sessões e de quaisquer outros atos e expedientes.

 

Art. 23.  Até que sejam efetuadas as devidas alterações nos sistemas informatizados, as sentenças e os votos que compõem os acórdãos não serão disponibilizados no sítio do Tribunal, fazendo-se constar apenas o nome das partes, extrato da decisão que não comprometa o segredo e a informação de que aqueles autos tramitam em segredo de justiça.

 

Art. 24.  Os documentos cujo conteúdo seja sigiloso, levados aos autos em que não seja decretado segredo de justiça no próprio processo, deverão ser acautelados nas Secretarias processantes, devendo ser certificado nos autos o ocorrido ou a determinação, bem como a identificação de quem a elaborou.

Parágrafo único.  A capa do respectivo processo receberá a identificação “CONTÉM ANEXOS SIGILOSOS”.

 

Art. 25.  As Secretarias processantes destinarão arquivo próprio para o armazenamento dos documentos sigilosos e processos que tramitem em segredo de justiça.

 

Seção V

Do acesso e reprodução dos Documentos Sigilosos

 

 

Art. 26.  O manuseio, o transporte e a guarda dos documentos sigilosos  serão facultados a:

 

I - Magistrados;

 

II – Diretor-Geral;

 

III – Diretor da Secretaria Geral Judiciária;

 

IV - Diretores das unidades processantes, enquanto em tramitação;

 

V - Membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD);

 

VI – Membros da Comissão de Sindicância ou de Processo Administrativo Disciplinar;

 

VII - Diretor ou Chefe da unidade responsável pelo arquivamento de autos;

 

VIII - Demais autoridades, a critério do Magistrado responsável;

 

IX - Servidores autorizados.

 

Parágrafo único.  O acesso a documentos sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecimento do seu teor em virtude do cargo ou função exercida neste Tribunal.

 

Art. 27.  Quando não for autorizado acesso integral ao documento, por ser ele parcialmente sigiloso, fica assegurado o acesso às partes não classificadas como sigilosas por meio de certidão, extrato ou cópia, com ocultação da parte sob sigilo.

 

Seção VI

Do acesso e reprodução dos processos que

tramitam em Segredo de Justiça

 

 

Art. 28.  O acesso aos autos em segredo de justiça fica restrito às partes e seus procuradores, observadas as seguintes disposições:

 

Art. 28. O acesso aos autos em segredo de justiça fica restrito às partes e seus procuradores. (Artigo alterado pelo Ato nº 158/2019, disponibilizado no DEJT em 18/9/2019)

 

I - não será permitida a carga de feitos que tramitam em segredo de justiça;  (Inciso revogado pelo Ato nº 158/2019, disponibilizado no DEJT em 18/9/2019)

 

II - a extração de cópias e autenticação de peças dos autos para formação de apartados será realizada pela Secretaria processante, cabendo à parte, no peticionamento, comprovar o pagamento dos emolumentos devidos. (Inciso revogado pelo Ato nº 158/2019, disponibilizado no DEJT em 18/9/2019)

 

III - cópias das decisões serão fornecidas ao exclusivo critério do Magistrado. (Inciso revogado pelo Ato nº 158/2019, disponibilizado no DEJT em 18/9/2019)

 

Art. 29.  As sentenças e os acórdãos serão inseridos nos respectivos acervos, sendo que os sistemas informatizados deverão resguardar o acesso apenas às pessoas autorizadas.

 

Parágrafo único.  O terceiro, que demonstrar interesse jurídico, pode requerer ao magistrado certidão do dispositivo da sentença.

 

Seção VII

Da Remessa e do Transporte

 

 

Art. 30.  A eventual remessa dos autos de processo que tramite em segredo de justiça deverá ser devidamente anotada, mediante controle de entrada e saída, registrando-se o destinatário e o responsável pela expedição e pelo tráfego da documentação em cada setor.

 

Art. 31.  O transporte dos documentos sigilosos e dos processos que tramitem em segredo de justiça deverá atender às seguintes prescrições:

 

I - serão acondicionados em envelopes duplos;

 

II - no envelope externo não constará qualquer indicação do caráter sigiloso ou do teor do documento;

 

III - no envelope interno serão apostos o destinatário e a indicação de "sigiloso" ou "segredo de justiça", de modo a ser  identificado logo que removido o envelope externo;

 

IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número, ou outro indicativo de documento; e

 

V - o transporte e a entrega será efetuado, preferencialmente, por agente público autorizado, mediante recibo.

 

Art. 32.  No recebimento, movimentação e guarda de documentos sigilosos ou feitos em segredo de justiça, as Secretarias processantes e demais unidades organizacionais do Tribunal tomarão as medidas necessárias para que o acesso atenda às cautelas de segurança previstas nesta norma, sob pena de responsabilidade, nos termos da Lei 8.112/90.

 

Seção VIII

Do Arquivamento e do Desarquivamento

 

 

Art. 33.  No arquivamento de processos em que houver documentação acautelada protegida pelo sigilo deverá a Secretaria processante providenciar a sua eliminação, na hipótese de ter sido requisitada, ou a sua devolução, quando juntada pelas partes.

 

Art. 34.  Os autos que tramitam em segredo de justiça serão arquivados separadamente, para que se garanta o segredo e o acesso restrito.

 

Parágrafo único.  O acesso aos referidos autos somente será permitido às partes e seus procuradores. Em se tratando de solicitação de vistas por terceiros, o requerimento deverá ser dirigido ao Juízo competente para apreciação do caso. 

 

Art. 35.  O pedido de desarquivamento de autos que tramitam em segredo de justiça deverá ser fundamentado e somente será atendido após o deferimento da autoridade judicial competente.

 

Art. 36.  Os documentos ou processos tipificados no inciso V do artigo 6º deste Ato não deverão ser encaminhados às Seções de Arquivo, devendo a sua guarda ser efetuada na Presidência do Tribunal até o termo final da restrição de acesso estabelecida.

 

Parágrafo único.  Ficará a critério da Presidência a destinação final dos documentos e processos a que se refere este artigo.

 

Seção IX

Da Eliminação

 

 

Art. 37.  Os processos que tramitaram em segredo de justiça ou que contenham documentos considerados sigilosos, destinados à eliminação, serão necessariamente fragmentados, com o fim de manter o sigilo resguardado.

 

 

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

 

Art. 38.  Os documentos e autos de processos somente serão recolhidos ao arquivo permanente após terem seu sigilo revogado ou cumprirem prazo estabelecido, por lei ou autoridade competente, tornando-se desta forma de acesso público.

 

§ 1º  Serão submetidos à COPAD, após o cumprimento do prazo previsto nas Tabelas de Temporalidade para a guarda na fase intermediária, os documentos e autos de processos que não possuam prazo para o término do sigilo estabelecido para decisão quanto à sua manutenção. 

 

§ 2º  Após o prazo previsto nas Tabelas de Temporalidade para a guarda na fase intermediária, os documentos e autos de processos previstos neste artigo não poderão mais ser desarquivados.

 

Art. 39. Os agentes públicos que, direta ou indiretamente, tenham acesso a documentos sigilosos, dos quais tiveram conhecimento no exercício do cargo ou função, comprometem-se a não divulgá-los, inclusive após o seu desligamento, sob pena de responsabilidade nos termos da lei.

 

Parágrafo único.  O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou jurídica que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com este Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, tenha acesso à informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido. 

 

Art. 40.  Aplicam-se ao processo judicial eletrônico, no que couber, as disposições do presente Ato.

 

Art. 41.  Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

 

Rio de Janeiro, 27 de fevereiro de 2015.

 

 

MARIA DAS GRAÇAS CABRAL VIEGAS PARANHOS

Desembargadora Presidente do

Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região