ATO Nº 353/2004

 

(Publicado em 26/3/2004 no DOERJ, Parte III, Seção II)
(REVOGADO pelo Ato nº 85/2011, publicado no DOERJ em 18/10/2011)

 

 

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

 

CONSIDERANDO as sugestões apresentadas como conclusão do Processo TRT-SAD 15/02;

 

RESOLVE

 

Padronizar os procedimentos para arquivamento, desarquivamento e rearquivamento de processos.

 

 

DO ARQUIVAMENTO

 

01. As Secretarias deverão arquivar os processos cuidadosamente, observando-se o número de volumes, apensos e anexos.

 

02. Deverão ser emitidas três vias da relação de arquivamento, devendo duas seguirem amarradas ao maço e uma arquivada na Secretaria.

 

03. Cada listagem é composta de, no máximo, treze processos, não podendo ser dividida, entretanto, cada maço não poderá ter altura superior a 40cm, devendo ser fortemente amarrado dificultando seu desfazimento.

 

04. Em caso de listagem composta de processos volumosos, proceder-se-á ao desmembramento do maço, fazendo constar, de forma clara, tratar-se de complemento de uma mesma listagem.

 

05. Ao serem retirados os processos dos Setores/Varas, o responsável pela SSG/DISA deverá assinar Termo de Retirada.

 

06. Os arquivos deverão enviar para os respectivos setores, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, a listagem contendo o número dos Lotes. Os arquivos deverão conferir cuidadosamente os processos constantes dos amarrados, devendo comunicar, nesse mesmo prazo, por escrito, à Secretaria de origem a falta, ou devolver aquele que foi enviado indevidamente.

 

07. As Secretarias, de posse de listagem contendo o número dos lotes, deverão em 15 (quinze) dias lançar na tramitação do respectivo processo tais informações.

 

08. As Secretarias das Varas deverão arquivar separadamente os processos com baixa e os sem baixa. Os Arquivos Judiciais deverão manter tal separação, atribuindo numeração de seqüências distintas.

 

09. Os processos deverão ser retirados da Secretaria de uma só vez, e remetidos para o Arquivo em sua totalidade, não sendo permitida a entrega parcelada aos Arquivos.

 

 

DO DESARQUIVAMENTO

 

10. Os pedidos de desarquivamento deverão ser feitos através de formulário próprio, em duas vias, enviando ao Arquivo através da SSG/DISA, observando-se que deverão ser preenchidas quantas cópias forem necessárias para cada local dos arquivos.

 

11. Nos formulários para desarquivamento deverão constar, obrigatoriamente: o nome do Arquivo, o número do processo, o número do lote e se o mesmo foi arquivado com baixa ou sem baixa, se já disponível, e a data constante da listagem de arquivamento no Sistema SAP. Na falta de algumas dessas informações, o requerimento deverá ser devolvido à Secretaria de origem.

 

12. Após remessa do processo para a Secretaria, o responsável pelo Arquivo deverá, imediatamente, anotar o desarquivamento na respectiva listagem.

 

13. Ao receber o processo do Arquivo a Secretaria confirmará a sua solicitação, caso contrário não deverá recebê-lo.

 

 

DO REARQUIVAMENTO

 

14. Os processos desarquivados só retornarão aos arquivos mediante novo arquivamento, deixando de existir o procedimento de rearquivamento.

 

 

DISPOSIÇÕES GERAIS

 

15. As retiradas dos processos dos setores deverão, no mínimo, ocorrer quatro vezes por ano, devendo a Secretaria de Serviços Gerais, elaborar cronograma referente a cada setor.

 

16. A inutilização dos processos deverá ocorrer duas vezes por ano, em data a ser determinada pelo Excelentíssimo Senhor Desembargador Presidente deste Regional, observando-se o prazo de 5 (cinco) anos do arquivamento.

 

17. Ao fim de cada procedimento de inutilização, os arquivos informarão a todos os setores interessados, a data da inutilização, bem como o ano correspondente.

 

18. Os Advogados constituídos nos autos poderão retirar os processos para cópias, devendo os Chefes dos Arquivos anotar, em livro próprio, os dados de identificação do requisitante (nome, inscrição na OAB, endereço profissional e telefone), a identificação da Vara do Trabalho, o número do processo, bem como o número de volumes.

 

19. Nos casos de solicitação de desarquivamento apenas para consulta e/ou cópias de documentos, o Diretor de Secretaria deverá encaminhar o requerente diretamente ao Arquivo, observando-se o Provimento nº 8/95 da Corregedoria Regional.

 

20. Os pedidos de desarquivamento só deverão ser atendidos quando oriundos da Secretaria de origem do processo, caso contrário a SSG deverá devolver o documento ao subscritor.

 

21. Caso a Secretaria necessite retirar algum processo dos amarrados, deverá anotar na listagem a retirada e, se for o caso, apor o carimbo SEM EFEITO no local próprio e desarquivar imediatamente o processo no Sistema SAP.

 

22. O prazo máximo para o Arquivo remeter os autos para as Secretarias é de 30 (trinta) dias, caso contrário o Diretor de Secretaria deverá informar, por escrito, ao Diretor da SSG para as providências cabíveis. Persistindo o atraso por mais de 10 (dez) dias, deverá ser comunicado à Direção Geral de Coordenação Judiciária.

 

23. Após a publicação do Ato referente a normatização dos procedimentos para arquivamento e desarquivamento de autos, os Chefes dos Arquivos deverão informar, através da SSG/DISA, em 60 (sessenta) dias, a relação dos processos nos respectivos Arquivos.

 

Rio de Janeiro, 18 de março de 2004.

 

 

DESEMBARGADOR NELSON TOMAZ BRAGA
Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região