PORTARIA Nº 32/2007
(Publicada
em 10/5/2007 no DOERJ, Parte III, Seção II)
Dispõe sobre a juntada de petições e documentos e o lançamento de despachos e atos correlatos em processos e expedientes administrativos, regulamenta a tramitação deles em regime de urgência e disciplina a formação de novo volume de autos de processo administrativo.
A PRESIDENTE DO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas
atribuições legais e regimentais, e
CONSIDERANDO a Lei nº 9.784/99,
que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública
Federal;
CONSIDERANDO o disposto na
Consolidação dos Provimentos e Ordens de Serviços deste Tribunal;
CONSIDERANDO a conveniência de
unificar algumas regras esparsas que cuidam da tramitação de processos e
expedientes administrativos no âmbito desta Corte;
CONSIDERANDO que, quando da
juntada de petições e documentos em processos e expedientes administrativos,
algumas das unidades do Tribunal não têm observado a ordem cronológica dos atos
e fatos ocorridos;
CONSIDERANDO que diversas
unidades do Tribunal têm tramitado processos e expedientes administrativos, com
o indicativo de "urgência", sem que haja prazo razoável para que a
unidade de destino adote as providências pertinentes;
CONSIDERANDO ser relevante a
adoção de medidas adequadas ao bom funcionamento dos serviços administrativos
no âmbito deste Tribunal,
RESOLVE:
Art. 1º A inclusão de
petições e documentos (ofícios, memorandos etc) em processos
e expedientes administrativos deverá observar a ordem cronológica dos atos e
fatos ocorridos.
§ 1º É vedada
a inclusão de documentos duplicados, bem como de informações impressas em papel
de fac-símile, que deverão ser fotocopiadas em papel A4 ou similar, no qual
será certificada a substituição do fax pela respectiva cópia.
§ 2º Para que todas
as folhas do processo ou expediente administrativo tenham dimensão única, os
documentos de tamanho irregular deverão ser previamente afixados em papel A4 ou
similar.
§ 3º Os SEEDs e os avisos de recebimento - ARs,
após devolvidos, deverão ser juntados aos autos do
respectivo processo administrativo ou ao respectivo expediente, observando-se o
disposto no parágrafo anterior.
§ 4º Os processos
administrativos deverão ter suas folhas numeradas seqüencialmente
e rubricadas, inclusive quando houver a inclusão de nova folha, petição ou
documento.
§ 5º O verso das
folhas dos autos dos processos administrativos, quando em branco, deverá ser
inutilizado com carimbo contendo a expressão "EM BRANCO", seguido da
rubrica do servidor e da indicação de seu cargo ou função, facultando-se,
alternativamente, a lavratura de certidão que especifique o número inicial e
final das folhas cujo verso está em branco, não se exigindo, neste caso, o
registro folha a folha.
Art. 2º Os despachos,
bem como os termos de juntada, vista, conclusão e eventuais certidões, deverão
ser lançados um após o outro, na ordem vertical e decrescente.
Art. 2º Os despachos,
termos de juntada, vista, conclusão e eventuais certidões deverão
ser datados e lançados um após o outro, na ordem vertical e decrescente. (Caput
alterado pela Portaria nº 7/2008, publicada no DOERJ em 29/1/2008)
§ 1º As assinaturas e
rubricas apostas pelos servidores deverão ser firmadas à tinta e, exceto no ato
de numeração de folhas, serão seguidas de indicação completa e legível do nome
do signatário e de seu cargo ou função.
§ 1º As
assinaturas e rubricas apostas pelos servidores nos processos e expedientes
administrativos deverão ser firmadas à tinta e, exceto no ato de numeração de
folhas, serão seguidas de indicação completa e legível do nome do signatário,
de seu cargo ou função e do setor de trabalho. (Parágrafo
alterado pela Portaria nº 7/2008, publicada no DOERJ em 29/1/2008)
§ 2º É vedado rasurar
os processos ou expedientes administrativos, devendo o servidor, quando
necessária a inutilização de algum lançamento, colocar carimbo contendo a
expressão "SEM EFEITO", seguido de sua rubrica, nome completo e cargo
ou função.
§ 3º Ao assinar
ou rubricar folha de livro de protocolo, quando do recebimento de processos e
expedientes administrativos, o servidor deverá identificar-se adequadamente,
mediante a aposição de carimbo, ou qualquer outro meio tipográfico, que
contenha a indicação completa e legível de seu nome e de seu cargo ou função. (Parágrafo
incluído pela Portaria nº 111/2007, publicada no DOERJ em 16/8/2007)
§ 4º
Quando do lançamento da expressão "De acordo.
À(Ao) .......",
o servidor signatário deverá indicar, expressamente, a finalidade do
encaminhamento do processo ou expediente para o destinatário. (Parágrafo
incluído pela Portaria nº 7/2008, publicada no DOERJ em 29/1/2008)
Art. 3º Os autos dos
processos administrativos deverão ser formados por volumes de, no máximo,
duzentas folhas.
§ 1º A quantidade de
folhas de que trata o caput deste artigo poderá ser excedida,
exclusivamente, nos seguintes casos:
I -
manutenção, em um mesmo volume, de páginas referentes a um mesmo documento;
II - previsível
encerramento do volume seguinte com menos de cinqüenta
folhas.
§ 2º Para a abertura
de novo volume, o servidor deverá:
I - colocar termo de
encerramento (modelo - Anexo I), após a última folha do volume que está sendo
encerrado, cuidando para que a folha do termo seja numerada;
II - providenciar a
confecção da capa do novo volume, inclusive no que se refere à etiqueta de
identificação do processo;
III - colocar
termo de abertura (modelo - Anexo II), no novo volume, numerando a respectiva
folha em seqüência à folha do termo de encerramento
do volume anterior;
IV - colocar o
número do volume (....º VOLUME) na respectiva
capa;
V -
providenciar a colocação de elástico próprio para manter juntos os volumes
§ 3º Tanto a
contracapa do volume encerrado quanto a capa do novo volume não serão
numeradas, pois constituem mera proteção das peças processuais.
§ 4º É vedada a
inclusão da expressão "1º VOLUME" na capa dos autos dos processos
administrativos formados por apenas um único volume.
§ 5º Os documentos
encadernados ou em brochura, bem como os de grande volume que dificultem o
manuseio dos autos, deverão ser apensados ao processo administrativo, com a
colocação de etiqueta que contenha a palavra
"ANEXO" e o número do processo, certificando-se nos autos a
existência do anexo e lançando-se tal informação na capa do respectivo processo
e, ainda, no SAP.
§ 6º A abertura de
volume deverá ser realizada pela unidade detentora dos autos no momento em que
estes atingirem duzentas folhas, a qual deverá providenciar, também, as
alterações pertinentes no SAP, a fim de que conste, no registro do respectivo
processo administrativo, a quantidade atualizada de volume dos autos.
Art. 4º Apenas em
situações excepcionais poderá haver remessa de processo ou expediente
administrativo, de uma unidade para outra, com o indicativo de
"urgência".
§ 1º Em ocorrendo a
hipótese prevista no caput deste artigo, o processo ou expediente
administrativo, contendo certidão que explicite o motivo da urgência, deverá
ser remetido com o prazo mínimo de três dias para a prática do ato pertinente
pela unidade de destino.
§ 2º A certidão de
que cuida o parágrafo anterior deverá ser emitida pelo Diretor/Chefe da unidade
responsável pela remessa e ratificada pelo Diretor Geral da área respectiva.
§ 3º Em se tratando
de autos de processo administrativo, o indicativo de "urgência"
deverá constar da tramitação no SAP sempre que houver remessa nessa condição,
e, em se tratando de expediente administrativo, deverá ser colocado um aviso de
"urgência" grampeado na primeira folha do expediente.
§ 4º Os processos ou
expedientes administrativos que contiverem a certidão mencionada no § 1º deste
artigo deverão receber tratamento prioritário sobre todos os demais em curso na
unidade de destino, sob pena de responsabilidade funcional.
§ 5º A unidade que
receber os autos ou o expediente administrativo, com a certidão mencionada no §
1º deste artigo, lançará neles o horário de recebimento, que deverá ser
observado sempre que houver o recebimento de mais de um processo ou expediente
administrativo "urgente" no mesmo dia.
§ 6º Quando for o
caso de tramitação urgente e não houver, nos autos do processo ou no expediente
administrativo, a certidão de que cuida o § 1º deste artigo, a tramitação será
normal, ainda que o indicativo de "urgência" conste do SAP ou da
primeira folha do expediente, e as eventuais conseqüências
daí advindas serão imputadas ao Diretor/Chefe da unidade que remeteu os autos
ou o expediente sem a devida certidão.
Art. 5º É vedado, em
qualquer hipótese, o encaminhamento de processos ou expedientes administrativos
com a nota "de ordem superior" ou "de ordem de
...", ainda que haja indicação do nome de quem teria dado a ordem.
Art. 5º É
vedado, em qualquer hipótese: (Caput
alterado pela Portaria nº 100/2010, publicada no DOERJ em 7/7/2010)
I - O encaminhamento de processos ou expedientes
administrativos com a nota "de ordem superior" ou "de ordem de ...", ainda que haja indicação do nome de quem teria
dado a ordem. (Inciso
incluído pela Portaria nº 100/2010, publicada no DOERJ em 7/7/2010)
II – O encaminhamento de processos ou
expedientes administrativos com capa danificada, rasuras ou folhas soltas. (Inciso
incluído pela Portaria nº 100/2010, publicada no DOERJ em 7/7/2010)
Parágrafo único. O
servidor que receber processo ou expediente administrativo em desacordo com o
disposto no caput deste artigo deverá devolvê-lo incontinenti
e sem qualquer outra providência, imputando-se as eventuais conseqüências
daí advindas ao servidor que fez o encaminhamento indevido dos autos ou do
expediente.
Parágrafo
único. O servidor que receber processo ou expediente administrativo em
desacordo com o disposto nos incisos deste artigo deverá restaurá-lo ou
devolvê-lo incontinenti para as devidas
providências, imputando-se as eventuais consequências daí advindas ao servidor
que fez o encaminhamento indevido dos autos ou do expediente. (Parágrafo
Único alterado pela Portaria nº 100/2010, publicada no DOERJ em 7/7/2010)
Art. 6º Os casos omissos
ou controvertidos serão resolvidos pelo Presidente do Tribunal.
Art. 7º Ficam
revogados os Atos
nºs 1.340/95 e 2.809/2000,
da Presidência do Tribunal, bem como as demais disposições em contrário.
Art. 8º Esta Portaria
entra em vigor na data de sua publicação.
Rio de Janeiro, 07 de
maio de 2007
DESEMBARGADORA DORIS
CASTRO NEVES
Presidente