ATO Nº 031/2008

(Publicado em 19/5/2008 no DOERJ, Parte III, Seção II)
(Vide Anexo)
(Vide Ato nº 97/2008, publicado no DOERJ em 24/11/2008)
(Vide Ato nº 34/2010, publicado no DOERJ em 15/4/2010)

Estabelece a utilização da intranet como veículo oficial de comunicação e disciplina a política de acesso e utilização da ferramenta de Correio Eletrônico no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, ad referendum do Órgão Especial, e

CONSIDERANDO a Recomendação SLTI/MPOG nº 01, de 09 de dezembro de 2002, bem como a Orientação nº 3, da Corregedoria Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a necessidade de incentivar, racionalizar e estabelecer normas de conduta para utilização do correio eletrônico oficial;

CONSIDERANDO a necessidade de agilizar a comunicação interna no Tribunal,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A intranet é um dos veículos de comunicação oficial do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região (TRT-RJ), constituindo-se em dever do servidor o exame diário das notícias e mensagens recebidas.

Art. 2º A comunicação oficial escrita entre as unidades organizacionais do TRT-RJ será realizada, preferencialmente, via transmissão eletrônica, por intermédio da rede mundial de computadores, dispensada a posterior apresentação de documento físico.

Art. 3º As comunicações de caráter sigiloso, ou aquelas em que a assinatura da autoridade remetente for indispensável, não poderão ser realizadas na forma disciplinada no presente Ato.

Art. 4º Para efeito deste Ato considera-se:

I - Serviço de Correio Eletrônico (e-mail): sistema de mensagens utilizado para criar, enviar, encaminhar, responder, transmitir, arquivar, manter, copiar, mostrar, ler ou imprimir informações com o propósito de comunicação entre redes de computadores, pessoas ou grupos de pessoas;

II - Mensagem de Correio Eletrônico: um ou mais registros eletrônicos de computador ou mensagens criadas, enviadas, encaminhadas, respondidas, transmitidas, arquivadas, mantidas, copiadas, mostradas, lidas ou impressas por um ou vários sistemas ou serviços de correio eletrônico;

III - Usuário: pessoa física - servidor, magistrado ou estagiário -, unidade organizacional ou grupo de trabalho, reconhecido pela Administração e habilitado pela Secretaria de Tecnologia da Informação para uso do serviço de correio eletrônico;

IV - Identificação Eletrônica ou Nome do Usuário Individual: forma como, pelo conjunto Identificação e Senha, o usuário é conhecido no ambiente de informática do TRT-RJ e, de acordo com o perfil desse usuário, ele é habilitado para utilização das ferramentas e demais ações e relativas ao Serviço de Correio Eletrônico;

V - Identificação Eletrônica ou Nome do Usuário Institucional: forma como a unidade organizacional formalmente constituída é cadastrada no ambiente de informática do TRT-RJ e, de acordo com o perfil de usuário, é habilitada para utilização das ferramentas e demais ações e relativas ao Serviço de Correio Eletrônico;

VI - Caixa Postal: área de armazenamento que contém todas as pastas do Correio Eletrônico, tais como Caixa de Entrada (área predefinida que armazena mensagens recebidas) e Caixa de Saída (área predefinida que armazena as mensagens enviadas até que sejam entregues);

VII - Endereço institucional: endereço eletrônico, temporário ou permanente, que identifica uma unidade organizacional ou grupo de trabalho e permite o recebimento de mensagens eletrônicas a serem redirecionadas para as caixas postais indicadas pelo titular da unidade organizacional ou pelo gestor do grupo de trabalho.

VIII - Spam: qualquer mensagem enviada a vários destinatários sem que tenha sido solicitada e que, independentemente de seu conteúdo, não seja do interesse do TRT-RJ;

IX - Vírus eletrônico: pequenos programas maliciosos que, como os vírus biológicos, têm a propriedade de se agrupar a outros arquivos, alterar o seu funcionamento normal e se reproduzir, propagando-se e contaminando outros arquivos, com o objetivo de prejudicar o funcionamento normal do computador.

X - Lista de Discussão: grupo de usuários de correio eletrônico criado com objetivo de trocar informações relacionadas a uma determinada área ou assunto.

XI - Anexo: um ou mais arquivos digitais que acompanham a mensagem de correio eletrônico.

CAPÍTULO II
DAS CAIXAS POSTAIS E ENDEREÇOS ELETRÔNICOS

Seção I
Das Caixas Postais Individuais

Art. 5º A Caixa Postal Individual é o endereço eletrônico destinado ao usuário para a troca de mensagens entre pessoas, através de Serviço de Correio Eletrônico.

Art. 6º A Identificação Eletrônica do Usuário Individual não deverá exceder 30 caracteres e deverá ter, no mínimo, um nome e um sobrenome.

§ 1º Sempre que possível, a Identificação Eletrônica do Usuário Individual deverá ter a forma mais simples, isto é, o primeiro nome seguido de ponto (.) e um sobrenome;

§ 2º Nos casos em que o Usuário tiver nome composto, o segundo nome poderá substituir o primeiro ou ser incluído logo após este, separados por ponto (.);

§ 3º Nos casos de homonímia na Identificação Eletrônica do Usuário Individual, conforme o caso, deverá ser incluído ou retirado o segundo nome, substituído o sobrenome anteriormente utilizado ou incluído outro sobrenome, separado por ponto (.), na ordem do nome completo do Usuário;

§ 4º A identificação eletrônica do Usuário Individual poderá ser definida em exceção à regra estabelecida neste artigo, desde que solicitado pelo interessado, observadas as regras relativas à sua composição (nome, ponto e sobrenome).

Art. 7º O endereço eletrônico da Caixa Postal será formado pela Identificação Eletrônica do Usuário Individual, seguido do símbolo arroba (@) e do Domínio deste Tribunal.

Seção II - Dos Endereços Institucionais

Art. 8º Os endereços institucionais destinam-se à recepção e envio de mensagens referentes às atividades das unidades organizacionais ou dos Grupos de Trabalho, via Serviço de Correio Eletrônico.

§ 1º Para o recebimento e envio das mensagens, o titular da unidade organizacional e o gestor do grupo de trabalho deverão indicar, à Secretaria de Tecnologia da Informação, de dois a cinco servidores, que ficarão responsáveis pelo gerenciamento do endereço institucional.

§ 2º Os servidores designados na forma do parágrafo anterior deverão, no mínimo no início e ao final do expediente, acessar e abrir as mensagens encaminhadas ao endereço institucional.

§ 3º A identificação eletrônica do endereço eletrônico institucional não deverá exceder 30 caracteres e deverá ser formada pela sigla da unidade organizacional ou pelo nome do Grupo de Trabalho, sem espaços entre eles.

CAPÍTULO III
DA UTILIZAÇÃO DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 9º A disponibilização do Serviço de Correio Eletrônico tem por objetivo a troca de mensagens que contenham assuntos pertinentes às atividades do TRT-RJ.

Art. 10 Os dirigentes das unidades organizacionais do TRT-RJ devem promover o incentivo ao uso do serviço de correio eletrônico no desempenho das atividades funcionais, de maneira que a facilitação da troca de informações e o intercâmbio de idéias proporcionem a racionalização do trabalho e o aumento da produtividade.

Art. 11 O acesso à caixa postal individual é pessoal e intransferível e dar-se-á pelo conjunto Identificação Eletrônica do Usuário e Senha.

Art. 12 Quando do reconhecimento e habilitação para uso do serviço de correio eletrônico das unidades organizacionais, grupos de trabalho ou outros usuários despersonalizados, deverá ser identificado, junto à Secretaria de Tecnologia da Informação, o servidor, magistrado ou estagiário responsável pelo uso do correio destes usuários.

Parágrafo único. O usuário deve possuir assinatura automática de Correio Eletrônico contendo nome, telefone, cargo ou função e Setor.

Art. 13 É vedada, a terceiros não autorizados, a tentativa de acesso às caixas postais.

Art. 14 Ao ser importunado por uma grande quantidade de Correio Eletrônico de qualquer instituição ou particular, o usuário deverá elaborar e encaminhar um incidente de segurança para a Secretaria de Tecnologia da Informação, para que sejam tomadas as medidas cabíveis.

Art. 15 Aplicam-se ao correio eletrônico as normas de classificação de informações vigentes na Administração Pública Federal, conforme legislação em vigor.

Art. 16 É vedado o envio e o armazenamento de mensagens contendo:

I - material obsceno, ilegal ou antiético;

II - anúncios publicitários;

III - listas de endereços eletrônicos dos usuários do Correio Eletrônico do Órgão;

IV - vírus ou qualquer outro tipo de programa danoso;

V - material protegido por leis de propriedade intelectual;

VI - entretenimentos e "correntes";

VII - material preconceituoso ou discriminatório;

VIII - material de natureza político-partidária ou sindical, que promova a eleição de candidatos para cargos públicos eletivos, clubes, associações e sindicatos;

IX - assuntos ofensivos;

X - dados que revelem, ou possam revelar, a pessoas ou organizações não autorizadas, informações sigilosas, classificadas em qualquer grau;

XI - dados que revelem, ou possam revelar, a pessoas ou organizações não autorizadas, informações a que não se deva dar publicidade na forma ou no estágio de elaboração em que se encontram;

XII - informações que importem em desmerecimento à imagem institucional do TRT/RJ ou a seu corpo funcional;

XIII - arquivos que caracterizem a prática de spam, especialmente por sua destinação indevida, não solicitada ou não autorizada a múltiplos usuários;

XIV - dados que se ponham, de qualquer modo, em conflito com as atribuições funcionais do servidor.

Art. 17 Não é permitida a transmissão ou armazenamento de mensagens contendo:

I - músicas, fotografias, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho;

II - programas de computador.

Art. 18 Ao usuário é permitida a participação em Listas de Discussão sobre assuntos tanto profissionais quanto educativos, desde que exclusivamente voltados aos interesses da Administração Pública.

Art. 19 Conforme a necessidade do serviço, desde que haja solicitação formal do Gestor da unidade organizacional, o estagiário poderá ter acesso ao correio eletrônico institucional, observadas as normas prescritas neste Ato.

CAPÍTULO IV
DAS COMPETÊNCIAS

Seção I - Da Administração do Correio Eletrônico

Art. 20 A Secretaria de Tecnologia da Informação deve estabelecer e manter um processo sistemático para gravação e retenção de arquivos de registro de mensagens de correio eletrônico, bem como observar eventuais exigências de períodos de guarda decorrentes de disposições legais ou contratuais.

Parágrafo único. A eliminação dos arquivos de registro de mensagens e de caixas postais deverá ser adiada em caso de auditoria ou qualquer outro tipo de notificação administrativa ou judicial.

Art. 21 A capacidade de armazenamento das Caixas Postais Institucionais e Individuais será limitada, segundo definições estabelecidas pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 22 A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá manter ferramenta para atualização dos dados cadastrais e senhas de acesso dos usuários, bem como estabelecer a realização de campanhas neste sentido e sua periodicidade.

Art. 23 Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação, ainda:

I - garantir a disponibilidade do serviço de correio eletrônico em níveis adequados às necessidades do trabalho;

II - garantir a recuperação de mensagens em caso de danos ao ambiente;

III - criar pastas públicas para armazenar e disponibilizar documentos em discussão por um grupo determinado, oferecendo aos respectivos usuários opções de inclusão e exclusão de participantes, bem como, a seu critério, de permissões de uso;

V - criar Listas de Discussão;

VI - desenvolver as ações que garantam a operacionalização deste Ato;

VII - capacitar os usuários no uso da ferramenta de correio eletrônico;

VIII - enviar, quando solicitado, relatórios de gestão de correio eletrônico para a Comissão de Tecnologia da Informação.

Seção II - Dos Usuários

Art. 24 Para utilizar o serviço de correio eletrônico do TRT-RJ, o usuário deverá receber, por meio eletrônico ou impresso, o termo de responsabilidade relativo à ciência e concordância quanto aos termos deste Ato, conforme modelo anexo.

Parágrafo único. Ao receber sua conta de correio eletrônico, o usuário deverá promover a troca da senha inicial.

Art. 25 Os usuários deverão notificar a Secretaria de Tecnologia da Informação e sua chefia imediata ou superior quando do recebimento de mensagens que contrariem o disposto neste Ato.

Art. 26 Os usuários devem manter arquivadas apenas as mensagens contendo informações importantes para o desempenho de suas funções.

Art. 27 Compete ao usuário, ainda :

I - utilizar o correio eletrônico para os objetivos e funções próprios e inerentes às suas atribuições funcionais;

II - eliminar periodicamente as mensagens contidas nas caixas postais, assim que as informações não sejam mais úteis, a fim de evitar o esgotamento de sua capacidade;

III - não permitir o acesso de terceiros ao correio eletrônico através de sua senha;

IV - fazer alterações periódicas de sua senha;

V - atualizar seus dados cadastrais.

CAPÍTULO V
DA APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADES

Art. 28 Os usuários são responsáveis pela segurança de suas contas e senhas do Correio Eletrônico, bem como pelas mensagens enviadas em seu nome.

Art. 29 A Secretaria de Tecnologia da Informação poderá monitorar a utilização do correio eletrônico do TRT/RJ.

Parágrafo único. Havendo indícios de que mensagens veiculadas pelo correio eletrônico possam ocasionar quebra de segurança ou violação de quaisquer das vedações constantes deste ou outro ato normativo, a Secretaria de Tecnologia da Informação adotará, imediatamente, as medidas necessárias à apuração dos fatos, utilizando-se, para tanto, dos meios e procedimentos legalmente previstos.

Art. 30 Havendo indícios do descumprimento de qualquer dos itens deste Ato, caberá à Secretaria de Tecnologia da Informação comunicar o fato à Presidência do Tribunal para apuração das responsabilidades, sujeitando-se o responsável às penalidades civis, penais e administrativas cabíveis.

CAPÍTULO VI
DAS RECOMENDAÇÕES

Art. 31 As mensagens deverão ser redigidas de forma clara e sucinta, devendo conter o grau de formalidade compatível com o destinatário e o assunto tratado.

Art. 32 Mensagens com assuntos confidenciais não deverão ser impressas nas impressoras compartilhadas corporativas.

Art. 33 No caso de mensagens com múltiplos destinatários, deverá ser utilizado, preferencialmente, o recurso de cópia oculta, a fim de evitar a captação de listas de endereços eletrônicos.

Art. 34 O usuário deverá evitar, sempre que possível, o uso do recurso "Responder a todos", verificando se existem listas nos destinatários, nos campos "Para" e "C/C", reduzindo, com isso, a profusão desnecessária de mensagens no correio eletrônico.

Art. 35 O destinatário deverá confirmar, quando solicitado, o recebimento e a leitura das mensagens.

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 36 Os usuários de Contas Institucionais ou Individuais deverão acessar diariamente suas respectivas Caixas Postais.

Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo não se aplica aos usuários que estejam usufruindo de afastamentos legais ou regulamentares, bem como àqueles que estejam em viagem a serviço ou participando de evento de capacitação interno ou externo cuja carga horária inviabilize o cumprimento da jornada de trabalho, devendo, neste caso, ser utilizado o recurso "resposta automática", informando este fato.

Art. 37 As solicitações de novas caixas postais deverão ser encaminhadas à Secretaria de Tecnologia da Informação, pela chefia imediata ou superior, com os respectivos dados cadastrais.

Art. 38 Cabe à Secretaria de Gestão de Pessoas informar à Secretaria de Tecnologia da Informação os afastamentos definitivos de magistrados e servidores.

Art. 39 A critério da Administração, poderão ser criados endereços eletrônicos institucionais temporários, programas, projetos ou eventos, cabendo ao coordenador solicitar a sua criação, bem como a sua exclusão ao término dos trabalhos.

Art. 40 As Identificações Eletrônicas dos Usuários Individuais e Institucionais preexistentes, se em desacordo com regras estabelecidas pelo presente Ato, deverão ser substituídas.

Art. 41 As Secretarias deverão solicitar à Secretaria de Tecnologia da Informação o cancelamento das caixas postais individuais que contrariem as disposições deste Ato.

Art. 42 Os Gestores das unidades organizacionais que trabalham com empregados terceirizados que sejam detentores de endereço eletrônico deste Tribunal deverão, no prazo de cinco dias contados da entrada em vigor deste Ato, solicitar o seu cancelamento à Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 43 Caberá à Comissão de Tecnologia da Informação esclarecer os casos omissos neste Ato.

Art. 44 Aplica-se este Ato a todas as unidades organizacionais, magistrados, servidores e estagiários que utilizam o Serviço de Correio Eletrônico do TRT/RJ, sendo vedada a disponibilização de seus instrumentos aos empregados terceirizados.

Art. 45 Este Ato entrará em vigor quarenta e cinco dias após a sua publicação.

Rio de Janeiro, 14 de maio de 2008

DESEMBARGADORA DORIS CASTRO NEVES
Presidente