ATO Nº 183/2018

(Disponibilizado em 14/11/2018 no DEJT, Caderno Administrativo)

Estabelece os procedimentos para atualização das atribuições das unidades das áreas de apoio judiciário e administrativo do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Resolução Administrativa Nº 29/2010, de 2 de dezembro de 2010, na parte final do artigo 4º, aprova o Manual de Atribuições do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, documento destinado à consolidação e à formalização das responsabilidades da área de apoio do Tribunal;

CONSIDERANDO as recomendações da auditoria operacional realizada pela Secretaria de Controle Interno na gestão de bens imóveis do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, constantes do Processo Administrativo Eletrônico Nº 384/2017, no sentido de que a instituição promova revisão crítica e periódica do seu Manual de Atribuições; e

CONSIDERANDO a constante necessidade de atualizar o Manual de Atribuições do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região, em decorrência do caráter dinâmico e adaptativo dos processos de trabalho executados pelas unidades das áreas de apoio,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos para atualização das atribuições das unidades da área de apoio do Tribunal Regional do Trabalho da Primeira Região.

Art. 2º A atualização das atribuições ocorrerá nas seguintes situações:

I - posse da direção do Tribunal;

II - alteração da estrutura organizacional;

III - atualização de processos de trabalho que impacte as atribuições.

§ 1º Na hipótese do inciso I deste artigo, a atualização das atribuições ocorrerá em até 180 (cento e oitenta) dias da data da posse da direção do Tribunal.

§ 2º Na hipótese do inciso II deste artigo, a atualização das atribuições ocorrerá no prazo estabelecido em Resolução Administrativa do Órgão Especial que altere a estrutura organizacional.

§ 3º Na hipótese do inciso III deste artigo, os gestores da área de apoio deverão iniciar os procedimentos de atualização das atribuições de sua unidade quando da efetiva modificação de responsabilidades e/ou dos processos de trabalho executados.

§ 4º A Coordenadoria de Gestão de Processos (COPC), unidade vinculada à Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDE), estabelecerá as orientações técnicas para descrição das atribuições e os cronogramas para cumprimento dos prazos mencionados nos §§ 1º e 2º deste artigo.

Art. 3º A atualização das atribuições será composta das seguintes etapas sequenciais:

I - revisão: análise gerencial participativa que objetiva verificar a aderência entre as atribuições vigentes e as responsabilidades e processos de trabalho efetivamente executados, gerando, se necessário, proposta de atualização das atribuições da unidade.

II - análise crítica: exame sistematizado da proposta de atualização das atribuições, visando assegurar o atendimento dos requisitos técnicos vigentes na instituição;

III - oficialização: atualização das atribuições por meio de publicidade do Manual de Atribuições aprovado pela Presidência.

Art. 4º A revisão das atribuições da unidade ocorrerá mediante reunião promovida pelo gestor com a participação dos servidores de sua equipe, podendo resultar na elaboração de proposta para atualizá-las.

§ 1º Na hipótese do inciso I do artigo 2º, a reunião mencionada no caput deste artigo deverá ser registrada em ata a ser mantida em arquivo próprio da unidade.

§ 2º Cabe à COPC a revisão das atribuições comuns às unidades.

Art. 5º A proposta de atualização das atribuições será encaminhada para análise crítica da COPC, com a concordância manifestada pelos gestores das seguintes unidades, conforme o vínculo hierárquico da unidade proponente:

I - Secretaria-Geral da Presidência;

II - Secretaria da Corregedoria Regional;

III - Escola Judicial;

IV - Ouvidoria;

V - Centro Cultural do TRT/RJ;

VI - Diretoria-Geral.

VII - Secretaria-Geral Judiciária.

Parágrafo único. A proposta de atualização das atribuições comuns às unidades integrará a minuta do Manual de Atribuições.

Art. 6º A análise crítica será realizada mediante os seguintes requisitos técnicos:

I - compreensão, concisão, precisão, concordância e clareza textuais;

II - adequação da atribuição ao nível hierárquico da unidade;

III - inexistência de conflitos de responsabilidade entre unidades;

IV - impacto em atribuições de outras unidades que possuam interface operacional.

Art. 7º As sugestões decorrentes da análise crítica serão submetidas pela COPC às unidades envolvidas nos procedimentos de atualização para reanálise da proposta, cabendo aos gestores mencionados no artigo 5º deste Ato aprovar a proposta final.

Art. 8º Cabe à COPC elaborar a minuta do Manual de Atribuições atualizado com base nas propostas finais apresentadas pelas unidades, disponibilizando-a à SDE, que a submeterá à apreciação da Presidência.

Art. 9º As atribuições serão consideradas atualizadas mediante aprovação do Manual de Atribuições pela Presidência, inclusive para fins dos prazos mencionados no artigo 2º deste Ato.

Parágrafo único. A COPC disponibilizará na intranet o Manual de Atribuições aprovado pela Presidência e o registro de controle de versões.

Art. 10. As atribuições estabelecidas em normativos deste Tribunal e os erros materiais porventura identificados ensejarão na atualização do Manual de Atribuições diretamente pela COPC, sem prejuízo das atualizações previstas no artigo 2º deste Ato.

Parágrafo único. As atualizações realizadas diretamente pela COPC serão comunicadas às unidades envolvidas.

Art. 11. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 13 de novembro de 2018.

FERNANDO ANTONIO ZORZENON DA SILVA

Desembargador Presidente do Tribunal Regional

do Trabalho da Primeira Região