ANEXO III - DO ATO Nº 3.492/2000

(Anexo do Ato nº 3492/2000, publicado em 21/11/2000 no DOERJ, Parte III, Seção II)

(Vide Resolução Administrativa nº 6/2005, publicada no DOERJ em 5/5/2005)

TRT 1ª REGIÃO

R O T E I R O A D M I N I S T R A T I V O

COMPRAS / CONTRATAÇÃO

ATIVIDADE

OPERACIONALIZAÇÃO / TAREFAS

PASSO

ÓRGÃO

EXECUTOR

REFERÊNCIA LEGAL/NORMATIVA

OBSERVAÇÕES

Emissão do pedido de compras ou contratação

O pedido elaborado através dos métodos descritivo e referencial será encaminhado diretamente à Secretaria de Apoio Administrativo (SAD).

NOTAS:A) Método Descritivo - Identifica com clareza o item por meio da enumeração de suas características físicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita identificação para boa orientação do processo liciatório e deverá ser utilizado com absoluta prioridade, sempre que possível.

B) Método Referencial - Identifica indiretamente o item, pelo nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não caracterizando, contudo, preferência de marca.

Quando se tratar de material estocável, a própria Divisão de Material (DMAT) elaborará o pedido de compra (Anexo 2) ou o complementará, se for o caso.

Tratando-se de compra para entrega programada, obra ou serviço de execução não imediata, pagamento mensal ou parcelado, será necessário “PROJETO BÁSICO”, que só terá prosseguimento com a aprovação técnica do titular da Secretaria competente para o controle da execução, que atuará como gerente do contrato.

NOTAS: A) Os projetos referentes a serviços de prestação continuada deverão conter a data de início da vigência pretendida para o contrato;

B) No projeto básico, indicar-se-á, quando for o caso, o órgão ao qual caberá acompanhar a execução do contrato;

C) O Fiscal do contrato será o titular do referido órgão e deverá ter pleno conhecimento do projeto básico, o qual assinará, juntamente e obrigatoriamente com o titular da Secretaria, antes de seu encaminhamento formal.

INTERESSADO ====> SAD

usuário e/ou interessado

Art. 15, § 7º e art. 3º, § 1º e incisos da Lei nº 8666/93

Art. 6º, IX, 7º, I, 9º e 47 da Lei nº 8666/93

Art. 67 a 70 da Lei nº 8666/93 c/c Ato TRT Nº 1797/2000 (Vide Ato nº 855/2002.)

Ato TRT Nº 1797/2000 (Vide Ato nº 855/2002.)

Todo processo de COMPRAS E/OU CONTRATAÇÃO, obrigatoriamente, será iniciado, em sua folha 02, pelo formulário próprio, PEDIDO DE COMPRA E/OU CONTRATAÇÃO, modelo (Anexo 2).

O projeto básico será exigido mesmo nos casos de fornecedor exclusivo, inexigibilidade ou dispensa de licitação.

O fiscal assume a responsabilidade pela qualidade dos serviços, devendo informar ao superior imediato as irregularidades anotadas, conforme Ato TRT Nº 1797/2000. (Vide Ato nº 855/2002.)

Encaminha-mento do pedido

1. TRATANDO-SE DE MATERIAL

A DMAT recebe o pedido e verifica a existência do material em estoque, e:

Havendo estoque suficiente, dá ao pedido o tratamento de requisição, fornece o material e arquiva o pedido;

Se não existir o material em estoque, complementa as especificações, se necessário, contactando outras secretarias e órgãos técnicos, classifica e junta demonstrativo de consumo.

NOTA: O material de uso esporádico ou específico, necessário à execução de trabalhos não rotineiros, deve ser solicitado com antecedência suficiente para que sua aquisição não venha a acarretar problemas operacionais.

2. EM QUALQUER HIPÓTESE

A SAD atribui ao expediente um número seqüencial e anota o pedido em controle próprio.

DMAT ====> SAD ====> DIVISÃO DE COMPRAS (DCOM)

A DCOM, ao receber o pedido, verifica a existência de JUSTIFICATIVA e especificações suficientes para o levantamento dos preços estimativos. Se forem insuficientes, solicita complementação e anota em controle simplificado.

DMAT

SAD

DCOM

Art. 14 da Lei nº 8666/93

O controle funcionará, também, como protocolo. O número seqüencial atribuído não se confundirá com o número do processo.

O pedido, sendo instruído por projeto básico, deverá conter todas as especificações indispensáveis à definição do material ou serviço pretendido. Se possível, anexar amostra, catálogo ou outro elemento que caracterize o material ou serviço, não caracterizando, contudo, preferência de marca.

O pedido, obrigatoriamente, deverá estar caracterizado com justificativa.

De um modo geral, a fim de produzir uma boa JUSTIFICATIVA para um pedido de compra, o solicitante deverá responder às seguintes indagações: Por que motivo se pretende realizar essa compra? A que necessidade específica ela atende? Para que (qual a utilidade real)?, ainda, nos casos de serviços, aquisições ou obras que requeiram projeto básico, a respectiva justificativa será tratada no Âmbito do mesmo, atendendo aos ditames legais esposados na Lei nº 8666/93.

Levantamen to de preços estimativos

Classificação da despesa

Estando as especificações completas, a Seção de Compras (SECOM):

Levanta preços estimativos, mediante consulta a no mínimo três fornecedores, juntando-as nos autos;

NOTA: Em casos específicos, se não for possível a consulta a três empresas, a DCOM deve apresentar justificativa plausível.

Elabora e junta ao pedido, quadro padronizado com as estimativas de preço e todas as informações complementares necessárias ao julgamento das propostas, encaminhando o pedido à DCOM.

A DCOM Informa a modalidade de licitação ou, se for o caso, sua dispensa ou inexigibilidade e o tipo da licitação: menor preço, melhor técnica, técnica e preço, maior lance, etc., juntando demonstrativo de consumos, conforme campo próprio do Anexo 2.

DCOM/SAD ====> SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA (SAF) / SEÇÃO DE ANÁLISE CONTÁBIL (SENAC)

A SENAC classifica a despesa de conformidade com o Plano de Contas da União.

A SAF confere a classificação da despesa, e informa a disponibilidade de crédito orçamentário para atender ao pedido, encaminhando-o ao Diretor Geral (DG).

SAF ====> DG

SECOM

DCOM

SENAC

SAF

Art. 15, V, daLei nº 8666/93

Art. 22, 24, 25 e 45 § 1º da Lei nº 8666/93

A estimativa de preços, além de permitir a definição da modalidade de Licitação cabível no caso, servirá como parâmetro para os preços cotados pelos licitantes.

As estimativas adicionais de preços, podem ser coletadas, via telefone, internet, sistema ágora, FGV, ou outro meio de consulta, observada a regularidade das empresas junto ao SICAF, obrigatoriamente, a qual deverá estar demonstrada nos autos.

Em caso de disparidade de preços é aconselhável consultar, ainda, outras empresas, a fim de permitir a confirmação de um dos preços estimativos.

O valor estimado, a classificação da despesa e a informação dos recursos disponíveis constarão do mesmo formulário (Anexo 2).

A SAF deverá manter controle atualizado dos pedidos em andamento e, considerá-los ao informar o crédito orçamentário disponível.

Autorização da compra ou contratação

O Diretor Geral recebe o pedido e encaminha-o de plano à Assessoria de Planejamento Orçamentário (APO).

A APO recebe o pedido e seu titular informa ao Ordenador da Despesa (OD) se há previsão orçamentária para a realização da despesa.

Tratando-se de despesa prevista no Art. 16 da LC nº 101/00 - Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) a APO formulará estimativa de impacto orçamentário-financeiro na forma do inciso I e § 2º dessa Lei, bem como informará se a despesa tem adequação ao art. 16, II, § 1º, incisos I e II da LRF.

O Ordenador da Despesa recebe as informações da APO, e autoriza ou não a despesa, ressalvada a necessidade de declaração prevista para o caso do art. 16 da LRF e PODERÁ, DISCRICIONARIAMENTE, CLASSIFICAR O PEDIDO COMO URGENTE, RESPEITADA A FINALIDADE PÚBLICA.

1. COMPRA OU CONTRATAÇÃO NÃO APROVADA

Se a compra não for autorizada, o Diretor Geral devolverá o pedido à SAD, para que esta informe a impossibilidade de execução do pedido interessado, imediatamente, por memorando, arquivando o pedido.

DG ====> SAD

2. COMPRA OU CONTRATAÇÃO APROVADA

Se a compra ou contratação for autorizada, a SAF promove a autuação do pedido.

DG ====> SAF

APO

SAD

SAF

Art. 167, I, II e § 1º da Constituição Federal

Art. 16 da LC nº 101/00

Na informação da dotação de recursos serão levados em consideração não só os valores já comprometidos, mas também os pedidos em andamento, redefinindo-se as prioridades, se for o caso (atendimento ao princípio orçamentário da programação).

Para efeito do artigo 16 da LRF considerar-se-á despesa irrelevante aquela discriminada pela LDO, ex-vi do § 3º do citado artigo.

Os procedimentos administrativos, a critério do ordenador da despesa, poderão ser classificados com carimbo de urgência, que em assim assinalados deverão receber tratamento prioritário sobre todos os demais em curso.

Os processos urgentes deverão constar do SAP como tal, merecendo, a partir de então, de todos os setores envolvidos o zelo na observação da celeridade.

Autuação do pedido

Exame

A SAF encaminha a abertura do processo correspondente.

SAF ====> SETOM

A SETOM autua o pedido e encaminha o processo à Secretaria de Auditoria Interna (SAI).

SAF ====> SAI

AUTUADO O PROCESSO:

Será encaminhado para SAI que procederá ao exame do processo, sugerindo adequações no Pedido de Compra/Contratação de Serviço e/ou no Projeto Básico, observadas, material e formalmente, a legalidade, legitimidade, economicidade, efetividade, eficiência e eficácia dos procedimentos administrativos.

SAI ====> SAD E/OU ÓRGÃO TÉCNICO

Recebido o processo, a DCOM adotará um dos seguintes procedimentos:

1. NO CASO DE DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE

Solicitará à Seção de Cadastro que liste os fornecedores aptos (SICAF) a atender a compra/contratação do serviço, ressalvadas as exceções previstas na Instrução Normativa do MARE.

SAD ====> DCOM / SEÇÃO DE CADASTRO DE FORNECEDORES (SECAD)

SAF

SETOM

SAI

SAD /

ORG.

TÉCNICO

DCOM / SECAD

Art. 38 da Lei nº 8666/93

Art. 70 e 74 da C. F. de 1988

Art. 34 da Lei nº 8666/93

Instrução Normativa nº 05/95, expedida pelo MARE

A autuação caracteriza a responsabilidade pelo processo. O termo de autuação consta da capa do processo (que por isso será considerada a folha 1). Será assinado pelo Diretor da SAF ou servidor a quem ele delegar essa competência.

Acatadas ou não as sugestões da SAI, essa opção deverá estar indicada por despacho, no processo.

Para obter lista dos fornecedores aptos, a SECAD recorrerá ao cadastro de fornecedores e, se não houver firmas cadastradas na especialidade, recorrerá ao cadastro de outro órgão da Administração Pública Federal, sem prejuízo de outros meios, respeitada a ordem estipulada.

Encaminha- mento do processo com a juntada das propostas

A Seção de Compras (SECOM) contata formalmente os fornecedores, solicitando propostas e/ou carta de exclusividade, no que couber, com comprovação do recebimento.

NOTA: As propostas e/ou carta de exclusividade deverão ser juntadas aos autos, obrigatoriamente, em originais. (No caso das propostas enviadas por fax, deverão ser anexados, os originais da empresa vencedora), antes do pagamento de qualquer parcela.

Aguarda o envio das propostas, e elabora o Quadro Demonstrativo (QD), anotando em registro próprio da unidade, sendo certo que os preços e condições serão recebidos e lançados em Mapa Demonstrativo Simplificado, devidamente datado e assinado.

NOTA: Quando necessário, poderá consultar o órgão técnico, o interessado ou a DMAT, a fim de receber parecer conclusivo sobre a compra.

A DCOM seleciona (destaca) as melhores propostas, no mínimo três, sugerindo a adjudicação dos encargos à vencedora. Se menos que três, o processo deve ser justificado pelo titular da Secretaria.

DCOM/SAD/ORDENADOR DA DESPESA ====> ASSESSORIA JURÍDICA (AJUR)

A AJUR examina o processo emitindo parecer técnico ou jurídico, e o encaminha ao Ordenador da Despesa.

ASSESSORIA JURÍDICA ====> ORDENADOR DA DESPESA

O Ordenador da Despesa, havendo Projeto Básico, aprova-o ou solicita alterações.

SECOM

DCOM

AJUR

Art. 38, VI, e parágrafo único da Lei nº 8666/93.

Art. 7º, § 2º, I, da Lei nº 8666/93

O ofício solicitando propostas informará os requisitos a serem observados, inclusive qualidade, garantia e prazo de entrega, e o prazo para entrega da proposta.

A seleção levará em conta a observância dos pré-requisitos e o menor preço oferecido para o padrão de qualidade estipulado.

Encaminha mento do processo ao Ordenador de Despesa

Os casos de Inexigibilidade e Dispensa previstos no art. 26, deverão ser encaminhados ao Presidente do TRT- 1ª Região, no prazo de três dias, para ratificação da despesa.

O Ordenador da Despesa adjudica o encargo e autoriza a emissão do empenho.

ORDENADOR DA DESPESA ====> SAF

A SAF faz a publicação em cinco dias e encaminha o processo à SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA (SEXOR).

SAF ====> SEXOR

A SEXOR emite a Nota de Empenho.

SEXOR / SAF ====> ORDENADOR DA DESPESA

ORDENADOR DA DESPESA ====> SAF

VER 47

VER 52

VER 50

ORD.

DESPESA

SAF

SEXOR

SAF

Art. 26, Lei nº 8666/93

Quando a compra ou os serviços forem solicitados pela primeira vez, ou se destinarem à implementação de projetos destinados à execução a médio ou longo prazo, o projeto básico deverá, obrigatoriamente, vir acompanhado de justificativa fundamentada onde sejam demonstrados a relação custo benefício, tempo de execução, necessidade e riscos da não implantação.

Exigir caução, quando se tratar de obra, reforma ou construção, ou contrato de prestação continuada, cujo valor global corresponda à hipótese de Tomada de Preços ou Concorrência.

Se for etapa de projeto em execução, deverá ser informado o estágio atual, em função do todo, sem prejuízo da comprovação de que as etapas anteriores foram ou estão sendo ultimadas, acompanhado de relatório circunstanciado de que a implantação está alcançando o objetivo colimado.

Preparação da Licitação

Preparação para Edital e Contrato

Preparação da Licitação

2. QUANDO OBRIGATÓRIA A LICITAÇÃO

A SAF encaminha o processo à Comissão Permanente de Licitação (CPL). Se Convite, remete o processo para SAD/DCOM que anexa relação dos fornecedores, dentro do prazo de validade.

SAF ====> CPL

SAF ====> DCOM ====> CPL

Examina o processo quanto à adequação das especificações.

1. Se a complementação / correção introduzida implicar acréscimo de valor, submete-a ao Ordenador da Despesa via APO.

CPL ====> ORDENADOR DESPESA

ORDENADOR DESPESA ====> CPL

A CPL elabora a minuta do Edital, e:

1. SE DESNECESSÁRIO CONTRATO

A CPL encaminha o processo à Assessoria Jurídica.

CPL ====> AJUR

2. SE IMPLICA CONTRATO

Encaminha o processo à Seção de Contratos (SECOT).

CPL ====> SECOT

A SECOT elabora minuta do contrato ou, já havendo contrato-padrão adequado ao caso, elabora as alterações acaso necessárias, justificando-as.

Encaminha o processo à AJUR por intermédio da SAF.

SECOT / SAF ====> AJUR

Se entender necessárias alterações, sugere-as formalmente em parecer e encaminha ao órgão técnico (Projeto Básico), SAF (Contrato) ou CPL (Edital).

AJUR ====> ORG. TÉC. / SAF / CPL

Acatadas as sugestões da AJUR, o órgão técnico ou a SAF encaminham o processo ao Ordenador da Despesa para aprovação do Projeto Básico; não havendo sugestões da AJUR, esta encaminhará o processo diretamente ao Ordenador da Despesa.

A CPL marca a data de abertura das propostas, elabora e assina o Edital definitivo, seguindo-se os seguintes procedimentos, conforme a modalidade da licitação:

VER 47

CPL

ORD.

DESP.

CPL

AJUR

SECOT

ASS.

JURÍDICA

ASS.JURÍD.

/ SAF/

ÓRG.TÉC

ORD. .DESP

CPL

Art. 40 da Lei nº 8666/93

Art. 56, da Lei nº 8666/93

Art. 62 da Lei nº 8666/93

Art. 2º, §. único e 54 a 65 da Lei 8666/93

Art. 55 da Lei nº 8666/93

Art. 38, VI e parágrafo único da Lei nº 8666/93.

Art. 7º, § 2º, I, da Lei nº 8666/93

Prever no Edital a prestação de caução, quando se tratar de obra, reforma ou construção, ou contrato de prestação continuada, cujo valor global corresponda à hipótese de Tomada de Preços ou Concorrência.

A APO informará o impacto do acréscimo sobre a previsão ORÇAMENTÁRIA para a realização da despesa, nos termos dos passos 12, 13 e 14.

A critério da autoridade competente, nos contratos de prestação continuada poder-se-á exigir da contratada modalidade de garantia.

Do contrato deve constar a inclusão de todas as cláusulas necessárias previstas em Lei.

Em caso de locação de imóveis, é obrigatória a vistoria prévia, conjunta, com relatório do estado em que se encontra o imóvel.

As minutas do Projeto Básico, do Edital e do contrato devem ser previamente examinadas e aprovadas pela Assessoria Jurídica.

Acatadas ou não as sugestões da Assessoria Jurídica, essa opção deverá estar indicada, por despacho, no processo.

Divulgação da Licitação

1. NO CASO DE TOMADA DE PREÇOS E CONCORRÊNCIA

A CPL providencia a publicação do Edital (extrato), no DOU e em jornal de grande circulação.

Encaminha o processo à DCOM, para afixação no quadro de licitações e entrega de cópia aos interessados.

2. NO CASO DE CONVITE

A CPL encaminha o processo à DCOM. Caracterizada a dificuldade de obtenção de 03 propostas válidas, através de análise histórica, publicar-se-á convocação para o certame em jornal de grande circulação.

CPL ====> DCOM / SECAD

A DCOM afixa cópia da carta-convite no quadro de licitações e entrega cópia aos interessados que comparecerem para retirá-la, mediante recibo.

A SECAD prepara e envia carta-convite às empresas selecionadas.

DCOM / SECAD ====> CPL

A CPL aguarda o prazo legal da apresentação das propostas ou impugnação.

CPL

DCOM

SECAD

CPL

Art. 21, I, II, III e § 1º da Lei nº 8666/93

Art. 40, § 2º da Lei nº 8666/93

Art. 21 e 22, § 3º da Lei nº 8666/93

Art. 22, § 6º e 41, § 1º da Lei nº 8666/93

Resumo do edital deverá ser publicado com antecedência, no mínimo por uma vez no DOU e em jornal de grande circulação, no prazo de lei.

A Íntegra do edital e seus anexos ficarão à disposição dos interessados na Divisão de Compras e Cadastramento (DCOM).

A carta-convite seguirá com os anexos previstos na Lei, ou seja:

1 Projeto Básico, se houver;

2 Minuta do contrato

3 Planilha com demonstrativo do orçamento estimado, se for o caso.

Caso não acorram interessados na primeira chamada, serão convidadas outras empresas, incluindo as mesmas anteriormente convidadas, dependendo do objeto licitado e da conveniência da Administração.

Os envelopes poderão ser entregues à CPL com antecedência ou no dia da abertura dos mesmos.

Recebimento e julgamento das propostas

3. PROCEDIMENTOS GERAIS DA CPL

A CPL orienta os interessados e recebe os envelopes lacrados com os documentos da habilitação, da proposta de preços e condições de fornecimento.

Confere a habilitação dos proponentes e publica o resultado da habilitação.

Coordena a abertura das propostas

Lavra e assina ata de reunião

NOTA: As propostas e documentos devem ser rubricados por todos os membros da CPL.

CPL

Art. 27 a 33, 41 § 4º, 43 e 46, § 1º - I, IV e art. 109 da Lei nº 8666/93

Art. 43 a 51 da Lei nº 8666/93

O exame da habilitação dos proponentes inclui consulta ao CADASTRO INFORMATIVO DE CRÉDITOS NÃO QUITADOS DO SETOR PÚBLICO FEDERAL (CADIN), quando obrigatória por Lei.

A sessão de abertura das propostas é pública, o que dispensa credenciamento formal dos participantes.

A ata deverá indicar as presenças e registrar minuciosamente todas as ocorrências do evento, inclusive as manifestações significativas dos representantes legais.

O Presidente da CPL deverá observar se todos os envelopes estão lacrados e sem marcas ou sinais de violação.

Sempre que necessário, o órgão técnico solicitará ao licitante que forneça amostra ou catálogo detalhado para facilitar a análise técnica.

Recebimen-to e julgamento das propostas

Homologa-ção/Adju-dicação

A CPL elabora o Quadro Demonstrativo de Preços (QDP), necessariamente no Sistema Agora e, se entender necessário, encaminha o processo para análise técnica da(o):

SAD, se for o caso de material estocável ou obras;

Órgão técnico ou usuário, no caso de material específico ou serviço.

Divisão de Projetos e Obras (DIOB), no caso de obras.

NOTA: A análise deverá ser criteriosa, objetiva e fundamentada, com parecer conclusivo sobre a empresa considerada vencedora, abordando todos os itens cotados, quanto ao atendimento ou não das exigências técnicas do edital. O titular da Secretaria responsabilizar-se-á pela informação no menor prazo possível, atentando para a validade da proposta e os trâmites ainda pendentes no processo.

Após o processo retorna à CPL.

CPL ====> ÓRGÃO TÉCNICO ====> CPL

A CPL julga as propostas, elabora o relatório, propõe Adjudicação do encargo à empresa vencedora e submete o processo à análise da Assessoria Jurídica

CPL ====> AJUR

A AJUR analisa o processo e opina, em relatório, sobre os aspectos legais e manifesta-se sobre o parecer técnico, se houver.

AJUR ====> CPL

CPL

SAD /

ÓRG.TÉC

/USUÁRIO

CPL

AJUR

Art. 109 da Lei nº 8666/93

Art. 38, VI, da Lei nº 8666/93

Mesmo no caso de material estocável, se a DMAT ou SEMAT não se sentirem seguras para efetuar a análise técnica, deverá solicitar formalmente ao órgão que utilizará o material que se manifeste. Se forem mais de um, recorrerá ao que reputar mais capacitado a opinar, estabelecendo com este relação de co-responsabilidade.

O parecer técnico deverá ser conclusivo e pormenorizado do órgão interessado (NÃO MERO DESPACHO) de modo a indicar se o produto / serviço / obra oferecido, de fato, satisfaz a finalidade em função das especificações técnicas constantes do edital.

A CPL poderá consultar a DCOM para elucidar dúvidas ou complementar informações, principalmente no caso de grande diferença entre os preços cotados.

No caso de projeto básico, a consulta, no que se refere aos serviços, será feita ao órgão técnico, e quanto às peças poderá acionar a DCOM.

Publicação/ Recurso

A CPL divulga, dá publicidade ao resultado do julgamento mediante publicação na imprensa oficial.

1. SE HOUVER RECURSO

A CPL recebe o recurso e comunica aos demais licitantes, que poderão impugná-lo.

A CPL revê sua decisão, podendo:

Acolher as razões do recurso, retratando-se da decisão recorrida;

Manter a decisão recorrida, instruindo e encaminhando o recurso com relatório conclusivo ao Diretor Geral.

CPL ====> DIRETOR GERAL

O Diretor Geral, em conjunto com o Ordenador da Despesa, julga o recurso, ouvindo preliminarmente a Assessoria Jurídica, se entender conveniente, devolvendo o processo à CPL.

DIRETOR GERAL / ORD. DESP ====> AJUR ====> ORD. DESP.

ORD. DESP ====> CPL

A CPL comunica a decisão do recurso e aguarda o prazo, após o qual o encaminhará ao Ordenador da Despesa.

CPL ====> ORD. DESP.

O Ordenador da Despesa homologa o resultado e adjudica o encargo.

ORD. DESP. ====> SAD

A SAD anota decisões e informa os interessados.

SAD ====> SAF

A SAD encaminha o processo à SAF para prosseguimento e emissão da Nota de Empenho (NE).

CPL

DG / ORD

DESP.

AJUR/

ORD.DESP

CPL

ORD. DESP

SAD

SAF

Art.16 da Lei nº 8666/93

Art. 109, § 1º, da Lei nº 8666/93

Cientes do recurso, por ofício expedido pela CPL, os demais licitantes poderão impugná-lo no prazo legal. A decisão do recurso será informada aos licitantes, também por ofício da CPL.

Em cumprimento ao ATO nº 2955/2000 do TRT, § 3º, a consulta à AJUR será efetuada com encaminhamento dos autos, sempre precedida de parecer ou despacho circunstanciado evidenciando o objeto da consulta, à Presidência do Tribunal.(O Ato nº 2955/2000 foi revogado pelo Ato nº 931/2005.)

É usual no TRT o Diretor Geral acumular a função de Ordenador de Despesa (delegado). Nesse caso, julgará o recurso na condição de DIRETOR GERAL, que é a autoridade superior a que se refere a Lei.

Emissão do

Empenho

2. SE NÃO HOUVER RECURSO

A CPL, logo após vencido o prazo recursal, encaminha o processo à Assessoria Jurídica, que, após análise, remete ao Ordenador da Despesa.

CPL ====> AJUR ====> ORD.DESP.

O Ordenador da Despesa homologa o resultado e adjudica o encargo ao licitante vencedor.

ORD.DESP. ====> SAD

A SAD anota decisão e informa os interessados.

3. EM QUALQUER HIPÓTESE

SAD ====> SAF / SEXOR

A Seção de Execução ORÇAMENTÁRIA emite a Nota de Empenho (NE).

O Diretor da SAF confere a Nota de Empenho e encaminha o processo ao Ordenador da Despesa.

SEXOR / SAF ====> ORD. DESP.

VER 43

VER 44

VER 48

CPL

ORD. DESPESA

SAD

SEXOR

SAF

A Nota de Empenho observará, rigorosamente, as condições previstas no processo, no que se refere às especificações do material, serviço ou obra.

O nº do telefone deve ser atualizado no SIAFI e constar sempre na Nota de Empenho.

No verso da Nota de Empenho informar, por carimbo, o local para a entrega do material ou serviço.

Recebimento do material, serviço ou obra

O Ordenador da Despesa assina a Nota de Empenho (NE).

ORD. DESP. ====> SAD / DCOM

A DCOM, através da Seção de Compras, junta cópia da NE ao processo e, providencia o encaminhamento das cópias:

Ao fornecedor ;

Ao órgão solicitante;

Ao fiscal do contrato, no caso de serviço ou obra.;

À Divisão de Material, no caso de material de consumo ou permanente.

A DCOM anota no quadro (mapa) de controle de licitações a emissão do empenho.

A Seção de Cadastro lança no Cadastro de Fornecedores os dados relativos ao fornecimento de bens e execução de pequenos serviços sem contrato formal e remete ao arquivo SEÇÃO DE TOMADA DE CONTAS (SETOM).

SECAD / DCOM / SAD ====> SAF / SETOM (arquivo)

Nos contratos formais, a SETOM remete o processo à SECOT.

SETOM ====> SECOT

1. NAS DESPESAS VINCULADAS A CONTRATOS

A Seção de Contratos elabora o contrato definitivo, colhendo assinaturas do contratante, do contratado e do Fiscal do Contrato, e, depois remete cópia do contrato ao Fiscal, e do contrato e projeto básico à SAI.

Por fim a SECOT remete o processo para a SENAC.

SECOT ====> SENAC

SENAC registra o contrato no SIAFI e remete o processo ao arquivo de controle.

SENAC ====> SETOM

A SETOM arquiva o processo.

Aguarda-se o prazo para a entrega do material ou execução do serviço ou obra.

ORD.DESP.

SECOM /

DCOM /

SECAD

SAF / SETOM

SECOT

SENAC

SETOM

A DCOM deverá zelar pelo cumprimento efetivo dos prazos para atendimento dos serviços e/ou fornecimento dos materiais.

Do mapa constará o nº do processo, o objeto da licitação, o nome da empresa, o nº da nota do empenho e o controle do prazo.

O Cadastro de Fornecedores conterá o histórico dos fornecimentos feitos por cada empresa. Para tanto, o fiscal do contrato deve informar à SECOT a regularidade e as irregularidades que constatar na execução do contrato.

Quando resultar em aplicação de penalidade, informar à SECAD.

ATO Nº 1797/ 2000 (Vide Ato nº 855/2002.)

Procedimentos válidos para os contratos, aditivos e apostilamentos.

O Fiscal do Contrato deve assinar o contrato obrigatoriamente como uma das testemunhas.

ATO Nº 1797/2000 (Vide Ato nº 855/2002.)

Recebimento do material, serviço ou obra

1.1. DO MATERIAL ENTREGUE NO ALMOXARIFADO

A Seção de Movimentação do Material (SEMAT), de posse da cópia da Nota de Empenho relativo ao processo de compra, conforme passo 53, recebe o material (de consumo ou permanente) no local designado.

NOTA: Quando necessário, precedido de comissão de recebimento.

A SEMAT ao receber o material, deve conferi-lo com a Nota de Empenho, no que se refere às especificações e quantidade, e por análise de amostragem, no que se refere à qualidade.

NOTA: A) No caso de valor elevado (superior ao limite da modalidade convite), o recebimento será feito por comissão de três servidores, nomeados pela Presidência do TRT.

B) Quando o material apresentado não corresponder ao que foi pedido, ou ainda, contiver falhas ou defeito, a DMAT ou Comissão informará imediatamente ao Diretor da SAD que, ato contínuo, providenciará junto ao fornecedor a pertinente regularização para efetiva entrega e aceitação.

Só após confirmada a regularização o aceite será confirmado.

O aceite será expressamente atestado na Nota Fiscal, ou em Relatório da Comissão de recebimento, quando for o caso.

SEMAT

Art. 15, § 8º, da Lei nº 8666/93

Ver Instrução Normativa nº 205, de 8.4.88, item 3 e 3.7, da Secret. de Adm. da Presid. Rep. e ato da Presidência do TRT que estabelece normas gerais sobre administração de materiais e patrimônio.

Art.73 e 74 daLei nº 8666/93

Art. 15, parágrafo 8º da Lei nº 8666/93

A entrega do material de consumo ou permanente, mesmo quando não destinado a estoque, será sempre efetuado no Almoxarifado. A SEMAT se encarregará de encaminhá-lo ao órgão interessado. Se, por suas características, a entrega for feita em outro local, a SEMAT, diretamente, ou por funcionário credenciado de outro órgão, supervisionará a entrega. No caso de material específico, a análise de qualidade será feita pelo órgão requisitante. Se constatar irregularidade, o fornecimento não deve ser recebido, devolvendo-se a nota fiscal e informando imediatamente à Divisão de compras. Se a análise imediata não for possível, far-se-á o recebimento provisório. O aceite se dará após a verificação da qualidade e da quantidade.

As notas fiscais relativas a material serão recebidas exclusivamente pela DMAT, que após anotar em seus controles, inclusive AGORA, as repassará à DCOM.

1.1.1 QUANDO FOR MATERIAL PERMANENTE

Logo após o aceite (procedido pelo Fiscal), a DMAT registra a entrada do material no sistema AGORA, encaminhando a Nota para DIVISÃO DE PATRIMÔNIO (DPAT) que procede ao tombamento do bem, anotando na nota fiscal (no verso) o nº do tombamento.

A DPAT encaminha a Nota Fiscal à DCOM para anotações e controle, remetendo, ato contínuo, à DIVISÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (DIOF) para pagamento.

DMAT / DPAT ====> DCOM

Se o fornecimento não estiver sujeito a punição por atraso, a nota fiscal é encaminhada à SEÇÃO DE EXECUÇÃO FINANCEIRA (SEFIN) para fazer a minuta da OB e controle da despesa SEÇÃO DE LEGISLAÇÃO CONTRATUAL (SELEC).

DCOM ====> DIOF/SEFIN

1.1.2 QUANDO FOR MATERIAL QUE NÃO É ENTREGUE NO ALMOXARIFADO

NOTA: Tais como: remédios, açúcar, café, etc.

DMAT

DIOF / SEFIN/

SELEC

Preliminarmente, no caso do item 1.1.2 o Fiscal encaminha a Nota Fiscal para a DMAT, para os devidos lançamentos e registros no sistema AGORA.

Quando for o caso, a DMAT encaminhará a Nota à DPAT, para proceder o tombamento do material.

Posteriormente à DMAT (DPAT) encaminhará a Nota Fiscal para DCOM que procederá, na seqüência, na forma do passo 59.

1.2. NO CASO DE SERVIÇO OU OBRA

A execução será controlada pelo fiscal do contrato (ATO TRT Nº 1797/2000, item IV). (Vide Ato nº 855/2002.)

O aceite será expressamente atestado na Nota Fiscal, ou em Relatório da Comissão de recebimento, quando for o caso.

NOTA: No caso de serviços ou obras de vulto, o aceite será obrigatoriamente acompanhado do relatório, que substituirá o carimbo.

FISCAL/

COMISSÃO

Art. 73 e 74 da Lei nº 8666/93

No caso de obras, o aceite se dará no prazo de 15 (quinze) dias, em termo circunstanciado e assinado pelas partes.

A nota fiscal relativa a obra ou a serviço deverá ser entregue na SAF, que a protocolará, repassando-a ao Fiscal.

1. O Fiscal examinará se todos os serviços foram executados e, estando os mesmos corretos, atestará a nota e encaminhará à DCOM;

2. Não estando corretos os serviços, solicitará à empresa a correção dos mesmos e só depois liberará a nota à DCOM, no caso de compra exigir termos contratuais.

Procedimento em caso de atraso ou irregularidade

2. DAS DESPESAS NÃO VINCULADAS A CONTRATOS

A DMAT, DPAT ou Fiscal, procede ao aceite nas respectivas notas Fiscais, encaminhando a mesma para DCOM, ressalvado o fato de que, por óbvio, no caso a figura do Fiscal do contrato só existe na hipótese de pequenos serviços.

O controle do prazo será feito:

Se material, serviço ou obra de pequeno vulto, pela DCOM.

Faltando dois dias para vencimento do prazo sem que o fornecimento tenha sido feito, o fornecedor será cientificado, por fax, da punição a que estará sujeito em caso de atraso.

SE OCORRER ATRASO NA ENTREGA DO MATERIAL, SERVIÇO OU OBRA

Findo o prazo estabelecido para entrega do material, serviço ou obra, a DCOM expedirá ofício, solicitando a entrega e/ou justificativa do atraso.

Com ou sem justificativa, a DCOM junta histórico dos fornecimentos anteriores, sugere penalidade e encaminha à SAD.

DCOM / SAD ====> ORD.DESP.

ATO REGULAMENTADOR DE MULTAS

VER 58 59 e 61

DCOM

O Fiscal do contrato será o responsável pela observância dos prazos e qualidade do serviço ou obra (ATO TRT Nº 1797/2000). (Vide Ato nº 855/2002.)

A DCOM deverá zelar pelo cumprimento efetivo dos prazos para atendimento dos serviços e/ou fornecimento dos materiais.

Ato TRT Nº 1797/2000. (Vide Ato nº 855/2002.)

Sanções , art. 87, I a IV e § 1º, 2º e 3º daLei nº 8666/93

Liquidação do encargo

O Ordenador autoriza o pagamento da despesa e encaminha o processo à SAF.

ORD.DESP. ====> SAF

A SAF remete o processo à SEFIN.

SAF ====> SEFIN

A Seção de Execução Financeira (SEFIN) prepara a minuta da “OB”, submete-a à conferência da Seção de Tomada de Contas.

SEFIN ====> SETOM

A Seção de Tomada de Contas (SETOM) confere e encaminha à Seção de Análise Contábil, informando as retificações a serem observadas.

SETOM ====> SENAC

Se correta, encaminha ao Ordenador de Despesa.

SAF ====> ORD.DESP

Ordenador de Despesa autoriza o pagamento na minuta da OB.

ORD.DESP ====> SAF / SEFIN

ORD. DESPESA

SAF

SEFIN

SETOM

SENAC/ SAF

ORD. DESPESA

SAF/ SEFIN

A SAF deverá manter registros em computador ou através de meio mecânico, dos empenhos liquidados, confrontando-os.

A Seção de Execução Financeira emite a Ordem Bancária.

SEFIN / SAF ====> ORD. DESP.

O Ordenador da Despesa assina a relação de ordens bancárias externas.

ORD. DESP. ====> SAF / DIOF

Logo após a assinatura da relação de ordens bancárias a SAF providenciará seu encaminhamento para pagamento bancário.

Arquiva (acautela) o processo, mantendo-o em ordem à disposição dos órgãos interessados.

O Fiscal do contrato, sob pena de responsabilidade, com 120 (cento e vinte) dias de antecedência, deverá:

NOTA: Em caso de Concorrência o prazo é de 180 (cento e oitenta dias) dias.

a) Havendo possibilidade de prorrogação, informar à SECOT, para que providencie o termo aditivo ao contrato;

O PRAZO ACIMA REFERIDO SUBDIVIDE-SE EM:

1. NO PRAZO MÁXIMO DE 30 DIAS, A ADMINISTRAÇÃO DEVE CONCLUIR PELA PRORROGAÇÃO OU NÃO DO CONTRATO, SEGUNDO APURAÇÃO DA VANTAJOSIDADE.

2. OS 90 DIAS RESTANTES, PARA INÍCIO E TÉRMINO DOS PROCEDIMENTOS LICITATÓRIOS.

b) Não havendo possibilidade de prorrogação, informar à SECOT, que acionará a Secretaria correspondente para elaboração de novo projeto básico e encaminhamento da licitação.

SAF ====> SAI

A Secretaria de Auditoria deverá realizar uma análise final para averiguar se os procedimentos técnicos e legais foram observados.

A SAI realizará auditorias prévia, concomitante e subseqüente segundo art. 74, inciso II, da Constituição Federal, podendo, conforme o caso, encaminhar os autos à ASSESSORIA JURÍDICA.

SEFIN

ORD. DESPESA

SAF

FISCAL

CÓPIA DA “OB” e das faturas devem ser juntadas ao processo

A informação do vencimento ajudará no controle, possibilitando tempo hábil para aditamento (prorrogação) ou licitação.